Musí být externí mzdová účetní/zpracovatel mzdové agendy od 1. 4. 2026 nahlášena jako mzdová účtárna?

Subjekt, který zpracovává mzdovou agendu pro zaměstnavatele jako externí dodavatel, není ve smyslu platné právní úpravy mzdovou účtárnou zaměstnavatele. Mzdovou účtárnou ve smyslu ZoJMHZ je nadále pouze útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd nebo platů zaměstnavatele. Externí dodavatel není útvarem zaměstnavatele.

Musí zaměstnavatel i nadále před uplatněním slevy na pojistném zaměstnavatele (zkrácené úvazky) nejprve oznámit ČSSZ záměr uplatňovat tuto slevu?

Podmínky pro nárok na slevu na pojistném zaměstnavatele zůstávají beze změny. Pokud chce zaměstnavatel tuto slevu za konkrétního zaměstnance uplatňovat (prostřednictvím vykázání v pojistné části JMH), musí před tím oznámit ČSSZ záměr uplatňovat tuto slevu za tohoto zaměstnance.

Zaměstnavatel v 1Q 2026 nezasílal Přehled o výši pojistného a slevu na pojistném zaměstnavatele odečetl od pojistného. Postupoval správně?

V 1Q 2026 platilo, že za uplatnění slevy na pojistném zaměstnavatele se považovalo její odečtení z částky pojistného. Za  1Q 2026 sleva nebyla uplatňována na Přehledu o výši pojistného, ale bude sleva vykázána v rámci JMH za leden, únor a březen 2026, které je zaměstnavatel povinen dodatečně podat v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026.

Má zaměstnavatel povinnost evidovat rodinný stav zaměstnanců?

Ne, nemá. Tento údaj není mezi atributy pro nahlášení Registrace zaměstnance, ani není součástí JMH.

Musí se do evidence zaměstnavatelů přihlašovat společnost, která nemá žádné zaměstnance a jednatel si nevyplácí žádnou odměnu?

Pokud není jednateli společnosti přiznána žádná odměna ani benefit, tak není naplněn pojem zaměstnanec ve smyslu ZoJMHZ, tudíž jednatel nebude evidován v evidenci zaměstnanců a společnost nebude považována za zaměstnavatele ve smyslu ZoJMHZ.

Jednatel má odměnu nižší než 4 500 Kč. Musí být zaregistrován k 1. 1. 2026, nebo až od 1. 4. 2026?

Pokud společnost neměla žádné jiné zaměstnance, bude se muset od 1. 4. 2026 přihlásit do evidence zaměstnavatelů. ČSSZ jí přidělí variabilní symbol a následně musí společnost přihlásit jednatele do evidence zaměstnanců, a to nejpozději do 30. 4. 2026.

Do kdy musí zaměstnavatel registrovat všechny zaměstnané osoby, které nově spadají pod definici zaměstnance dle ZoJMHZ (např. nepojištěné DPČ)?

Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit v období od 1. dubna 2026 do 30. dubna 2026.

Společenství vlastníků bytových jednotek (SVJ) vyplácí z rozhodnutí Shromáždění členům výboru odměnu za výkon funkce, jejíž výše v minulosti nezakládala jejich účast na nemocenském pojištění, tudíž SVJ nebylo dle ZNP registrováno v registru zaměstnavatelů. Vztahuje se na SVJ nyní ZoJMHZ?

Přestože SVJ v minulosti nemuselo být vedeno v registru zaměstnavatelů a členové výboru v registru pojištěnců u ČSSZ, tak bylo z důvodu vyplácení odměn plátcem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti vybírané buď zálohově, nebo hradilo tzv. srážkovou daň. Členové výboru byli v postavení poplatníků daně z příjmů fyzických osob.

Obecně platí, že pokud subjekt hradil daň z příjmů fyzických osob zálohově a podal Finanční správě ČR vyúčtování této daně za rok 2023 nebo 2024, případně byl jako plátce daně registrován u Finanční správy ČR v roce 2025 nebo bude v prvním čtvrtletí roku 2026, anebo popř. před 1. dubnem 2026 podal přihlášku k takové registraci, o níž dosud nebylo Finanční správou ČR rozhodnuto, pak ve všech těchto případech jej ČSSZ sama přihlásí do registru zaměstnavatelů aktuálně vedeného dle zákona o nemocenském pojištění.

O této skutečnosti informuje SVJ příslušná ÚSSZ prostřednictvím datové schránky; současně je SVJ přidělen variabilní symbol a určena Správa sociálního zabezpečení z pohledu místní příslušnosti.

V zákonné lhůtě (od 1. do 30. dubna 2026) musí SVJ zaslat prostřednictvím služby REGZELDOPL doplňující údaje o SVJ, jako zaměstnavateli, pro účely evidence zaměstnavatelů dle ZoJMHZ.

Po přihlášení SVJ do evidence zaměstnavatelů, musí SVJ plnit povinnosti uložené ZoJMHZ, tj. stěžejně povinnosti související s vedením uvedených evidencí (oznamovací, ohlašovací povinnosti) a povinnosti související s podáváním samotného JMH.

Společnost bez zaměstnanců je u Finanční správy ČR registrována jako plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. Podává nulová vyúčtování k dani. Bude i v tomto případě muset být taková společnost přihlášena do evidence zaměstnavatelů?

Pokud byla společnost registrována u Finanční správy ČR jako plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, tak přestože nezaměstnává žádné fyzické osoby a podává tak nulová vyúčtování daně z příjmů fyzických osob, splňuje podmínky pro registraci zaměstnavatele ve smyslu ZoJMHZ. Na tomto základě bude přihlášena do evidence zaměstnavatelů vedené ČSSZ, a to z moci úřední.

Pokud by společnost nechtěla nadále nikoho zaměstnávat, bude muset dojít k odhlášení z evidence zaměstnavatelů ve smyslu ZoJMHZ, neboť na ni nebude možné pohlížet jako na zaměstnavatele v postavení plátce daně z příjmů fyzických osob.

Nahrazuje osobní identifikační číslo (OIČ) rodné číslo pouze v komunikaci mezi zaměstnavatelem a státní správou, nebo i jinde?

OIČ je hlavním identifikátorem zaměstnance v prostředí integrovaného informačního systému MPSV a zaměstnavatel je povinen jej uvádět v souvislosti s JMHZ u všech zaměstnanců (s výjimkou prvotního zaevidování v rámci systému JMHZ, kdy jej zpravidla nemá k dispozici). OIČ rodné číslo nenahrazuje.

Jaké údaje bude zaměstnavatel dohlašovat za zaměstnance, kteří byli přihlášeni do registru pojištěnců ČSSZ prostřednictvím Oznámení o nástupu do zaměstnání?

Byl-li zaměstnanec veden v registru pojištěnců ČSSZ podle zákona o nemocenském pojištění v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů týkajících se tohoto zaměstnance. Jde o údaje, které jsou součástí nové evidence zaměstnanců. Seznam údajů, které musí zaměstnavatel dohlásit, naleznete v dokumentu Seznam údajů dohlašovaných za zaměstnance (PDF 122,55 kB).

Dohlášení se provádí prostřednictvím podání registrace zaměstnance (REGZEC) – Akce „Změna“ v termínu do 30. dubna 2026.

Co když má zaměstnanec více státních občanství?

Pokud má zaměstnanec více občanství, uvede zaměstnavatel přednostně Českou republiku, případně jiný stát Evropského hospodářského prostoru (Evropské unie + Norsko, Lichtenštejnsko, Island, Švýcarsko). Nemá-li zaměstnanec státní občanství České republiky ani žádného státu Evropského hospodářského prostoru a má-li státní občanství některého ze států uvedených v nařízení vlády č. 158/2024 Sb., pak uvede tento stát. Nemá-li zaměstnanec občanství žádného z výše uvedených států s volným přístupem na trh práce v České republice, pak uvede zaměstnavatel stát dle svého uvážení. U zaměstnance bez státního občanství uveďte Bouvetův ostrov jako fiktivní hodnotu.

Budou systému JMHZ podléhat i členové zastupitelstva obce? Jak uvolnění, tak i neuvolnění?

Zastupitelé v jakémkoli postavení jsou ve smyslu ZoJMHZ považováni za zaměstnance. Je proto nutné tyto zaměstnance (pokud dosud nebyli vedeni v registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění) přihlásit do evidence zaměstnanců a podávat za ně JMH.

Jak se budou přihlašovat volení zastupitelé dle § 69 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích?

Do 30. 6. 2026 platí podle § 35 ZoJMHZ povinnost přihlásit zaměstnance do 8 dnů od nástupu do zaměstnání. Od 1. 7. 2026 se uplatní § 19 odst. 1 ZoJMHZ (přihlášení nejpozději před nástupem k výkonu práce, nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem).

U členů zastupitelstev je za den nástupu do zaměstnání považován den, od něhož náleží odměna za výkon funkce, a tento den bývá zpravidla dopředu znám. Je-li to vhodné, lze využít i částečné přihlášení podle § 19 odst. 2 ZoJMHZ s doplněním kompletních údajů do 8 dnů od skutečného nástupu.

Pokud není u členů zastupitelstva možné stanovit předpokládaný den nástupu, postupuje se při přihlašování do evidence zaměstnanců podle § 19 odst.  1 písm. b) bodu 1 ZoJMHZ. Toto pravidlo platí obecně pro všechny obdobné situace, v nichž nelze využít režim podle § 19 odst.  1 písm. a) ZoJMHZ.

Členové výboru (kontrolní komise) SVJ mají uzavřeny smlouvy o výkonu funkce s tím, že funkci vykonávají bezplatně. Znamená to, že se nemusí přihlašovat do evidence zaměstnanců?

Vykonávali člen orgánu SVJ funkci bezplatně a tato bezplatnost vyplývá ze zákona, stanov či ze smlouvy o výkonu funkce, není poplatníkem daně z příjmů ze závislé činnosti, a proto ani zaměstnancem ve smyslu ZoJMHZ.

Pokud by však shromáždění navzdory bezplatnosti výkonu funkce rozhodlo o poskytnutí např. mimořádně odměny, člen orgánu SVJ by se stal poplatníkem daně z příjmů ze závislé činnosti (mohla by mu vzniknout i účast na nemocenském a důchodovém pojištění), a tedy zaměstnancem ve smyslu ZoJMHZ, pak je nutné člena orgánu přihlásit do evidence zaměstnanců a podávat za něj JMH.

Jednatel společnosti má smlouvu o výkonu funkce, podle které vykonává funkci jednatele bezplatně, avšak má nárok na stravenkový paušál. Bude muset být registrován do evidence zaměstnanců a bude se za něho podávat JMH?

Stravenkový paušál poskytovaný jednateli je příjmem ze závislé činnosti, a to bez ohledu na to, jestli jsou splněny podmínky pro osvobození takového příjmu od daně. Příjemce stravenkového paušálu je poplatníkem daně z příjmů ze závislé činnosti, a tím pádem také zaměstnancem ve smyslu ZoJMHZ. Jednatele je tedy třeba přihlásit do evidence zaměstnanců a podávat za něj JMH.

Zaměstnanci dostávají evidenční list důchodového pojištění, to však s JMHZ zanikne. Jakou náhradu zaměstnanci dostanou?

Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) sestavené ČSSZ na základě údajů z JMHZ budou zaměstnancům zpřístupněny na ePortálu ČSSZ s využitím elektronické identifikace buď prostřednictvím přístupového rozhraní Informačního systému datových schránek nebo přes Národní identitní autoritu, tzv. NIA, prostřednictvím portálu Identita občana. Na žádost občana ČSSZ zašle ELDP současně s jeho zpřístupněním do datové schránky fyzické osoby, nebo na adresu elektronické pošty, kterou občan pro tento účel sdělil ČSSZ.

Škola univerzitního typu poskytuje svým studentům prospěchové vysokoškolské stipendium. Má se na takového studenta pohlížet ve smyslu § 3 ZoJMHZ jako na zaměstnance a podávat za něj JMH?

Prospěchové stipendium není příjmem ze závislé činnosti, a proto student, kterému je poskytováno, není z tohoto titulu poplatníkem daně z příjmů ze závislé činnosti, a proto ani zaměstnancem ve smyslu ZoJMHZ.

Zaměstnavatel poskytuje žákům středních a studentům vysokých škol motivační příspěvek za účelem, aby se po ukončení studia stali jeho zaměstnanci. Vztahuje se na ně ZoJMH a musíme za ně být vyplňováno JMH?

Motivační příspěvek je příjem plynoucí v souvislosti s budoucím zaměstnáním, tedy je to příjem ze závislé činnosti podléhající dani podle § 6 odst. 1 písm. d) zákona o dani z příjmů. Uvedení žáci a studenti jsou poplatníky daně z příjmů ze závislé činnosti, a proto také zaměstnanci dle ZoJMHZ a zaměstnavatel je musí přihlásit do evidence zaměstnanců a podávat za ně JMH.

Autor je odměňován autorským honorářem ve výši 1 500 Kč měsíčně. Jsou takové osoby považovány za zaměstnance dle ZoJMZ? 

Autorské honoráře na základě autorské smlouvy (smlouvy o dílo) jsou příjmem ze samostatné činnosti podle § 7 zákona o daních z příjmů, nejde o příjem ze závislé činnosti podle § 6 tohoto zákona. Takové osoby, pokud jim jsou poskytovány pouze takovéto příjmy na základě uvedeného právního vztahu, nejsou zaměstnance dle ZoJMHZ, tudíž se ani nepřihlašují do evidence zaměstnanců ani za ně není podáváno JMH.

Zaměstnanci mění kontaktní adresu. Bude muset zaměstnavatel do evidence zaměstnanců hlásit každou změnu?

Pokud zaměstnanec mění kontaktní adresu, je povinen sdělit tuto skutečnost svému zaměstnavateli. Zaměstnavatel pak nahlásí změnu v evidenci zaměstnanců přes Registraci zaměstnance – akce 3 Změna.

Zaměstnanec by měl být poučen, že pokud změnu nenahlásí, že bere na vědomí to, že poslední kontaktní adresa je nadále platná.

Je nutné přihlásit do evidence zaměstnanců zaměstnance, kterým nevznikla účast na pojištění? Např. zaměstnance na dohodu o provedení práce s výdělkem do 12 000 Kč či dohodu o pracovní činnosti s výdělkem nepřevyšující 4 499 Kč?

V evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ musí být nově evidováni i zaměstnanci, kteří nebyli vedeni v registru pojištěnců ČSSZ, protože nebyli účastni nemocenského pojištění. ZoJMHZ nově definuje, kdo je zaměstnancem, a to bez ohledu na sjednaný nebo zúčtovaný příjem.

Jaké datum uvést při přihlášení zaměstnance, pokud dochází k uzavírání smluv s jiným datem, než je skutečný nástup zaměstnance do zaměstnání?

ZoJMHZ jasně stanoví, jaký den se považuje za den nástupu zaměstnance do zaměstnání, jedná se o den nástupu do zaměstnání podle zákona o nemocenském pojištění. Pokud tento den nelze použít, tak den nástupu k výkonu práce podle zákona o zaměstnanosti, pokud nelze použít ani tento den, tak se jedná o den, kdy pro účely zákona o daních z příjmů vznikla zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnanci plnění a pokud nelze použít žádný z předchozích dnů, tak se jedná o den, kdy zaměstnavatel pro účely zákona o daních z příjmů poprvé poskytl plnění zaměstnanci.

Jak chápat problematiku evidence zahraničních zaměstnanců?

Zaměstnavatel je od 1. 4. 2026 povinen přihlásit zahraničního zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však jej půjde přihlásit ve lhůtě 8 dní před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání.

Musí si externí zpracovatelé mezd vyřizovat nově plné moci pro účely podání JMH na MPSV nebo budou stačit plné moci udělené pro OSSZ?

Zmocnění udělená zaměstnavatelem externím zpracovatelům mezd k úkonům činěným vůči OSSZ jsou platná a účinná i pro účely podávání JMH a souvisejících podání (např. pro úkony, pokud jde o povinnosti zaměstnavatele při evidenci zaměstnance). Udělení jiného či rozšíření již uděleného zmocnění tedy není pro ten účel požadováno. Další informace ke zmocnění pro účely JMHZ najdete zde.

Jak má zaměstnavatel postupovat, pokud potřebuje v JMH oddělit vykazování údajů za řadové zaměstnance a management společnosti?

Zaměstnavatel má tyto možnosti:

1. Zaměstnavatel zřídí samostatnou mzdovou účtárnu pro management, která bude zpracovávat mzdy managementu. Každá mzdová účtárna podává JMH za okruh zaměstnanců, kterým vede mzdy. Připomínáme, že mzdovou účtárnou je útvar zaměstnavatele nikoliv externí poskytovatel služeb.
2. Zaměstnavatel vygeneruje údaje ze dvou oddělených zdrojů (např. vlastní mzdová účtárna za řadové zaměstnance, externí zpracovatel za management) a pak spojí v softwaru údaje ze dvou zdrojů a vytvoří z toho jeden výstup (je třeba dbát na správné vykázání souhrnné a pojistné části).
3. Zaměstnavatel (jeho mzdová účtárna) odešle JMH jako řádné za řadové zaměstnance a za management „dopošle“ příslušné součásti např. pověřený externí zpracovatel. Je však nezbytné dbát na to, aby souhrnná a pojistná část obsahovala úhrnné údaje za všechny zaměstnance dohromady.

Zaměstnavatel ukončil se zaměstnancem pracovní poměr v únoru 2025. Soud rozhodl, že se jednalo o neplatné skončení pracovního vztahu a v únoru 2026 zaměstnavatel vázán soudním rozhodnutím doplatil (zúčtoval) zaměstnanci mzdu, která mu náležela. Jak se bude postupovat v JMH?

V tomto případě musí zaměstnavatel postupovat v souladu s přechodným ustanovením k zákonu č. 360/2025 Sb., a za období před 1. 1. 2026, tj. za rok 2025, vyhotovit opravný ELDP.

A může dojít i k situaci, kdy za část období (tj. do 31. 12. 2025) vyhotoví zaměstnavatel ELDP a za část podá měsíční hlášení. V JMH za únor 2026 bude uveden ID 10548 Typ odloženého příjmu a potom bude vytvořena kolekce atributů ELDP.

Jak postupovat v případě opravy údajů v JMH za měsíce leden až březen 2026, pokud zaměstnání bylo již k 1. 4. 2026 skončeno?

Za měsíce leden až březen 2026 se JMH podává ve lhůtě od 1. dubna 2026 do 30. června 2026

Pokud došlo k opravě údaje ještě před podáním JMH, v JMH se vykáží již opravené údaje. Pokud opravy provedeny až po podání JMH, je potřeba standardně i za tato měsíce podat opravné hlášení, ve kterém vykáže správné (opravené) údaje. To, že zaměstnání zaměstnance skončilo před 1. 4. 2026 není relevantní, pokud alespoň 1 den v období od 1. 1. 2026 do 31. 3. 2026 byl zaměstnancem a byl veden v registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění.

Jakým způsobem je možné provést opravu vykázaných údajů v JMH po tom, co již bylo podáno? Např. z důvodu chybně vykázaných zúčtovaných příjmů u jednoho zaměstnance (jeho vyměřovací základ pro odvod pojistného).

Pokud již zaměstnavatel odeslal JMH, musí provést opravu formou opravného hlášení. V opravném hlášení opraví příslušný údaj, aby odpovídal skutečnosti, a případně další údaje, které s jeho opravou souvisí. Např. v případě zjištění uvedené chyby opraví JMH opravným hlášením v části vykázaného vyměřovacího základu. Nutné v souvislosti s tím bude pak třeba opravit všechny části JMH, které touto změnou budou dotčeny (pojistná část).