Evidence zaměstnanců (přihlášení, změna, odhlášení)

Evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ obsahuje údaje o zaměstnancích pro potřeby jednotného měsíčního hlášení.

Podání týkající se evidence zaměstnance lze zaslat prostřednictvím:

1. informačního systému datových schránek do datové schránky ČSSZ,
2. ePortálu ČSSZ, nebo
3. datového rozhraní ČSSZ (APEP/VREP).

Povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců

Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však jej půjde přihlásit ve lhůtě 8 dní před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. Pokud  nejde o zahraničního zaměstnance, můžete přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (dále jen „částečné přihlášení“). Při částečném přihlášení uvedete údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců budete povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Výčet údajů, které budou součástí evidence zaměstnanců, naleznete v přiloženém souboru (DOCX 26,51 kB).

Nenastoupil-li zaměstnanec do práce, je nutné, abyste do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu tuto skutečnost oznámil ČSSZ.

Ve specifických případech jste povinen přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy:

• Vám vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo
• poprvé poskytnete plnění zaměstnanci.

Změna údajů o zaměstnancích v evidenci zaměstnanců

Jakmile dojde ke změně údajů, které jsou evidovány v evidenci zaměstnanců, je třeba tuto změnu nahlásit. Lhůta pro nahlášení je 8 dní ode dne, kdy jste se o této změně údajů dozvěděl.

Odhlášení zaměstnance z evidence zaměstnanců

S povinností přihlásit zaměstnance do příslušné evidence se váže i povinnost daného zaměstnance odhlásit, a to opět ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy:

1. zaměstnání skončilo,
2. skončila Vám jako zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, pokud nelze postupovat podle bodu 1, nebo
3. jste přestal takovému zaměstnanci poskytovat plnění.

Postupy v období od 1. 1. 2026 do 31. 3. 2026

Evidence zaměstnanců se provádí dosavadním způsobem podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění. Zaměstnavatel je povinen oznámit územní správě sociálního zabezpečení na předepsaném tiskopisu den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a to do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu do zaměstnání, a den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem, a to do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání.

Upozornění:

Dohody o provedení práce

Tiskopis Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce (VPDPP) bude možné podat naposledy za prosinec 2025. Pro období od 1. 1. 2026 je povinnost podávat tento tiskopis zrušena a bude od 1. 4. 2026 nahrazena JMH. Do 31. 3. 2026 bude možné využívat pro osoby zaměstnané na DPP přihlášení prostřednictvím tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání.

Postupy v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026

Stávající zaměstnanci

Byl–li zaměstnanec veden v registru pojištěnců ČSSZ podle zákona o nemocenském pojištění v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026 alespoň jeden den, a je po 1. dubnu 2026 stále zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů tohoto zaměstnance. Jde o údaje, které budou součástí nového registru zaměstnanců, ale dosud nebyly evidovány ve stávající evidenci ČSSZ – seznam údajů zde.

Dohlášením se provádí prostřednictvím podání registrace zaměstnance (REGZEC) – Akce „Změna“ v termínu do 30. dubna 2026.

Dále je zaměstnavatel povinen registrovat prostřednictvím REGZEC všechny zaměstnané osoby, které nově spadají pod definici zaměstnance - např. nepojištěné DPČ, včetně rozšířeného setu údajů REGZEC. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 30. dubna 2026.

Zaměstnavatelé, kteří byli přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední (jako plátci daně), jsou povinni přihlásit své zaměstnance do registru pojištěnců do 30. dubna 2026.

Zaměstnavatelé, kteří zaměstnávali zaměstnance před 1. dubnem 2026, ale nebyli přihlášeni v registru zaměstnanců ČSSZ, ani nebyli dohlášeni z moci úřední (jako plátci daně) a přihlásili se po 1. dubnu 2026 sami do registru zaměstnavatelů, jsou povinni přihlásit své zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy jim byla doručena písemnost obsahující variabilní symbol. 

Noví zaměstnanci

Zaměstnavatel je povinen registrovat nové zaměstnance prostřednictvím Registrace zaměstnance (REGZEC).

Zaměstnance je třeba přihlásit ve lhůtě 8 dní ode dne, kdy:

1. zaměstnanec nastoupí do zaměstnání
2. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění,
3. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci,

anebo v den, kdy zaměstnavatel předal žádost o dávku nemocenského pojištění správě sociálního zabezpečení, pokud zaměstnanec uplatnil nátok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než jste tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců.

Pokud by zaměstnanec měl být zaměstnanec zahraniční, je třeba přihlásit jej do evidence nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání.