Evidence zaměstnanců (přihlášení, změna, odhlášení)

Evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ obsahuje údaje o zaměstnancích pro potřeby jednotného měsíčního hlášení.

Podání týkající se evidence zaměstnance lze zaslat prostřednictvím:

1. informačního systému datových schránek do datové schránky ČSSZ – IS DS: 5ffu6xk,
2. ePortálu ČSSZ (online služba bude k dispozici od 1. 4. 2026), nebo
3. datového rozhraní ČSSZ (APEP/VREP).

Povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců od 1. 7. 2026

Zaměstnavatel je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však jej půjde přihlásit ve lhůtě 8 dní před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. Pokud nejde o zahraničního zaměstnance, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (dále jen „částečné přihlášení“). Při částečném přihlášení uvede zaměstnavatel údaje o zaměstnanci v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců bude zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce. Výčet údajů, které budou součástí evidence zaměstnanců, naleznete v přiloženém souboru (DOCX 33,72 kB).

Nenastoupil-li zaměstnanec do práce, je nutné, aby zaměstnavatel do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu tuto skutečnost oznámil ČSSZ.

Ve specifických případech je zaměstnavatel povinen přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy:

• mu vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nebo
• poprvé poskytl plnění zaměstnanci.

Změna údajů o zaměstnancích v evidenci zaměstnanců

Jakmile dojde ke změně údajů, které jsou evidovány v evidenci zaměstnanců, je třeba tuto změnu nahlásit. Lhůta pro nahlášení je 8 dní ode dne, kdy  se zaměstnavatel o této změně údajů dozvěděl.

Odhlášení zaměstnance z evidence zaměstnanců

S povinností přihlásit zaměstnance do příslušné evidence se váže i povinnost daného zaměstnance odhlásit, a to opět ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy:

1. zaměstnání skončilo,
2. skončila zaměstnavateli povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, pokud nelze postupovat podle bodu 1, nebo
3. zaměstnavatel přestal takovému zaměstnanci poskytovat plnění.

Postupy v období od 1. 1. 2026 do 31. 3. 2026

Evidence zaměstnanců se provádí dosavadním způsobem podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění. Zaměstnavatel je povinen oznámit územní správě sociálního zabezpečení na předepsaném tiskopisu den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a to do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu do zaměstnání, a den skončení doby zaměstnání se zaměstnancem, a to do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání.

Upozornění:

Dohody o provedení práce

Tiskopis Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce (VPDPP) bylo možné podat naposledy za prosinec 2025. Pro období od 1. 1. 2026 je povinnost podávat tento tiskopis zrušena a od 1. 4. 2026 je nahrazena JMH. Do 31. 3. 2026 je možné využívat pro osoby zaměstnané na DPP přihlášení prostřednictvím tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání.

Postupy v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026

Stávající zaměstnanci

Byl–li zaměstnanec veden v registru pojištěnců ČSSZ podle zákona o nemocenském pojištění v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026 alespoň jeden den, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů tohoto zaměstnance. Jde o údaje, které jsou součástí nové evidence zaměstnanců, ale dosud nebyly evidovány ve stávajícím registru ČSSZ – seznam údajů zde (PDF 122,55 kB).

Dohlášení se provádí prostřednictvím podání registrace zaměstnance (REGZEC) – Akce „Změna“ v termínu do 30. dubna 2026. (Na ePortálu ČSSZ bude příslušná online služba k dispozici od 1. dubna 2026.)

Dále je zaměstnavatel povinen registrovat prostřednictvím REGZEC všechny zaměstnané osoby, které nově spadají pod definici zaměstnance - např. nepojištěné DPČ, včetně rozšířeného setu údajů REGZEC. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 30. dubna 2026.

Zaměstnavatelé, kteří byli přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední (jako plátci daně), jsou povinni přihlásit své zaměstnance do evidence zaměstnanců do 30. dubna 2026.

Zaměstnavatelé, kteří zaměstnávali zaměstnance před 1. dubnem 2026, ale nebyli přihlášeni v registru zaměstnanců ČSSZ, ani nebyli dohlášeni z moci úřední (jako plátci daně) a přihlásili se po 1. dubnu 2026 sami do registru zaměstnavatelů, jsou povinni přihlásit své zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě do 8 dnů ode dne, kdy jim byla doručena písemnost obsahující variabilní symbol. 

Noví zaměstnanci

Zaměstnavatel je povinen registrovat nové zaměstnance prostřednictvím Registrace zaměstnance (REGZEC). (Na ePortálu ČSSZ bude příslušná online služba k dispozici od 1. dubna 2026.)

Zaměstnance je třeba přihlásit ve lhůtě 8 dní ode dne, kdy:

1. zaměstnanec nastoupí do zaměstnání
2. zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění,
3. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci,

anebo v den, kdy zaměstnavatel předal žádost o dávku nemocenského pojištění správě sociálního zabezpečení, pokud zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance   přihlásil do evidence zaměstnanců.

Pokud by se jednalo o zahraničního zaměstnance, je třeba přihlásit jej do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání.