Vedení evidence

Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:

• příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství a s účinností od 1. 7. 2005 v souvislosti s centralizací dat v Registru pojištěnců též údaje o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti,
• rodné číslo,
• vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k  zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
• vyměřovací základ pojištěnce pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
• dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou po 1. 6. 2018  trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče podle zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u dávky otcovské poporodní péče a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
• doba pracovního volna bez náhrady příjmů a neomluvené nepřítomnosti v práci,
• dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání,
• záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 zákona o důchodovém pojištění, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
• nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění, údaje o jeho pojištění v cizině.

Zaměstnavatel dále vede evidenci:

• o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
• o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku, a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
• o dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky.

S účinností od 1. 10. 2016 má zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří pracují v zaměstnání v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech, povinnost pro účely stanovení důchodového věku vést o těchto zaměstnancích:

• jejich seznam,
• evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,
• název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání, přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,
• záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice.

S účinností od 1. 1. 2023 má zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří vykonávají práce zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku povinnost vést o těchto zaměstnancích:

• jejich seznam,
• počet směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku podle § 37d odst. 2 a 3 ZDP v kalendářním roce; tento počet směn se stanoví tak, že se úhrn hodin výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých kalendářních měsících vydělí 8, přičemž zbytek hodin nižší než 8 se považuje za 1 směnu,
• evidenci o době výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých směnách a v jednotlivých kalendářních měsících; doba výkonu těchto prací v kalendářním měsíci se stanoví v celých hodinách, přičemž zbytek minut nižší než 60 se považuje za 1 hodinu,

zaměstnavatel vystavuje potvrzení o údajích podle písmene c) na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení spolu s evidenčním listem postupem podle § 39 nebo na výzvu tohoto orgánu podle § 39. Zaměstnavatel je dále povinen vyhotovit stejnopisy tohoto potvrzení a občanu předat stejnopis tohoto potvrzení spolu se stejnopisem evidenčního listu; pro stejnopisy tohoto potvrzení platí § 38 odst. 5 obdobně.

Zaměstnavatel je povinen v souladu s ustanovením § 37a ZOPSZ vystavit potvrzení podle písm. c) o počtu směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku vykonávaném v období od 1. 1. 1993 do 31. 12. 2022 a toto potvrzení do 31. 12. 2024 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 ZOPSZ a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení.