Přehled povinností zaměstnavatele
Od 1. 1. 2009 nabyl účinnosti nový zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), na základě kterého vznikly zaměstnavatelům některé nové povinnosti.
V souvislosti s technickou novelou zákona o nemocenském pojištění a novelou zákoníku práce, s účinností od 1. 1. 2012, dochází k některým dalším změnám v povinnostech zaměstnavatelů.
V souvislosti s novelou Občanského soudního řádu, s účinností od 1. 1. 2013, dochází k další změně v povinnostech zaměstnavatelů.
V souvislosti s legislativními změnami týkajících se eNeschopenky dochází ke změně zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, s účinností od 1. 1. 2020, což má rovněž za následek další změny v povinnostech zaměstnavatelů.
Zaměstnavatelem zákon rozumí právnickou nebo fyzickou osobu, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, organizační složku státu, v níž jsou zařazeni zaměstnanci v pracovním poměru nebo činní na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, služební úřad, v němž jsou státní zaměstnanci zařazeni k výkonu státní služby.
Místní příslušnost OSSZ/PSSZ/MSSZ Brno (dále jen OSSZ) se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud nemá mzdovou účtárnu nebo pokud místo mzdové účtárny je shodné se sídlem zaměstnavatele; nebo místem mzdové účtárny, pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele. V případě zaměstnavatele - fyzické osoby se za sídlo považuje místo jejího trvalého pobytu v ČR, jde-li o cizince místo hlášeného pobytu v ČR. Nemá-li fyzická osoba – zaměstnavatel v ČR trvalý ani hlášený pobyt řídí se místní příslušnost OSSZ místem podnikání (popř. místo výkonu práce jeho zaměstnanců) v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997.
A. Povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění
Podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění, má zaměstnavatel tyto povinnosti:
1. Přihlásit/odhlásit se do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. „Přihláška do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je ho povinen odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor.
Od 1. 4. 2023 má povinnost přihlásit se do registru zaměstnavatelů také zaměstnavatel, který zaměstnává pouze zaměstnance s dočasnou ochranou (tj. cizince požívající dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu) v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo zaměstnance s dočasnou ochranou činného na základě dohody o provedení práce. I tento zaměstnavatel je povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů nejpozději do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu tohoto zaměstnance s dočasnou ochranou do zaměstnání, a to bez ohledu na vznik jeho účasti na pojištění.
Zaměstnavateli, který zaměstnává pouze výše uvedené zaměstnance s dočasnou ochranou, u kterých se dosud nástup do zaměstnání nehlásil a který tak nemusel být do 1. 4. 2023 sám přihlášen v registru zaměstnavatelů, nově tato povinnost vzniká. Přihlásit se musí standardním způsobem, a to nejpozději do 30 kalendářních dnů ode dne 1. 4. 2023. Povinnost neplatí pro zaměstnavatele pouze, pokud pracovněprávní vztah všech jeho zaměstnanců, kteří jsou výše uvedenými zaměstnanci s dočasnou ochranou, skončí do 30 kalendářních dnů ode dne 1. 4. 2023.
Zaměstnavatel, který zaměstnává pouze zaměstnance s dočasnou ochranou (tj. cizinec požívající dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění) v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo zaměstnance s dočasnou ochranou činného na základě dohody o provedení práce je od 1. 4. 2023 rovněž povinen odhlásit se z registru zaměstnavatelů, a to do 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem těchto zaměstnanců s dočasnou ochranou.
Zaměstnavatel je povinen písemně hlásit všechny změny v údajích, které uvedl na předepsaném tiskopise, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala. Předepsaný tiskopis obdrží zaměstnavatel na OSSZ, popř. je možno jej stáhnout z webových stránek ČSSZ.
2. Přihlásit/odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do/z registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
Zaměstnavatel je rovněž povinen písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, o to opět do 8 kalendářních dnů.
Má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.
3. Používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.
4. Oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů. Tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání) a zásady pro jeho vyplnění jsou k dispozici na OSSZ a na webových stránkách ČSSZ.
Ode dne 1. 4. 2023 je zaměstnavatel povinen oznámit též nástup každého zaměstnance s dočasnou ochranou v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo činného na základě dohody o provedení práce. Oznámení o nástupu do zaměstnání se u zaměstnance s dočasnou ochranou podává bez ohledu na vznik účasti na nemocenském pojištění, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání. Pokud takovému zaměstnanci vznikl pracovněprávní vztah přede dnem 1. 4. 2023 a nebyl dosud přihlášen k pojištění (nevznikla mu účast na pojištění), oznamuje zaměstnavatel nástup tohoto zaměstnance do zaměstnání do 30 kalendářních dnů ode dne 1. 4. 2023. Tato povinnost pro zaměstnavatele neplatí pouze v případě, pokud dotčený pracovněprávní vztah skončí do 30 kalendářních dnů ode dne 1. 4. 2023.
Zaměstnavatel je rovněž povinen hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů.
U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce (pokud se nejedná o zaměstnance - cizince s dočasnou právní ochranou) má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění.
Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.
Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.
U zaměstnance s dočasnou ochranou v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo činného na základě dohody o provedení práce, se Oznámení o skončení zaměstnání podává vždy ve lhůtě do 8 kalendářních dnů ode dne skončení jeho zaměstnání.
5. Vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje obdobné údaje, jaké byly vedeny dosud s tím, že se již neuvádí rodinný stav a nově se požaduje vedení výše sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.
Tyto údaje musí být zaměstnavatelem uschovány po dobu 10 kalendářních roků, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví lhůtu delší. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím desetileté lhůty, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.
6. Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti svých zaměstnanců (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky nemocenského pojištění, s výjimkou nemocenského, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu (platí i pro předávání podkladů pro stanovení nároku na nemocenské), převést je z písemné do elektronické podoby a aspoň ve formě prosté kopie (v uživatelsky čitelných formátech, např. PDF, JPG, TIFF) je neprodleně (u otcovské po uplynutí podpůrčí doby, u ošetřovného po uplynutí podpůrčí doby nebo po vydání potvrzení o trvání potřeby ošetřování) spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předat příslušné OSSZ.
Zaměstnavatel je dále povinen přijímat podklady potřebné pro stanovení nároku na nemocenské a jeho výplatu a spolu s údaji potřebnými pro výpočet nemocenského, vč. údajů o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny, a po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti je zaslat v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou OSSZ.
Je-li u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen předat OSSZ rovněž podklady potřebné pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění (tj. kopii usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení pořadí pohledávek, sdělení výše dosud provedených srážek a sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ sražena). Pokud zaměstnavatel již předal okresní správě sociálního zabezpečení údaje potřebné pro výpočet dávek a důvod pro poskytování dávky nemocenského pojištění nadále trvá, je povinen předat okresní správě sociálního zabezpečení podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bez zbytečného odkladu.
Povinností zaměstnavatele je na základě žádosti OSSZ do 8 kalendářních dnů od doručení žádosti (nebyla-li stanovena lhůta delší) sdělit potřebné údaje, podat hlášení, předložit záznamy o skutečnostech rozhodných pro posouzení účasti zaměstnanců na pojištění a pro nárok na dávky, jejich výši a výplatu.
Nárok na dávku se uplatňuje následujícími tiskopisy:
- Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti(ČSSZ – 89 612 0),
- Potvrzení o nařízení karantény
(ČSSZ – 89 627 8), - Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti (karantény)(ČSSZ – 89 609 9),
- Hlášení zaměstnavatele / osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti(ČSSZ – 89 637 0),
- Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče)
(ČSSZ – 89 625 8), - Potvrzení o trvání potřeby ošetřování
(ČSSZ – 89 622 2), - Žádost o ošetřovné při péči o dítě do 10 let z důvodu uzavření výchovného zařízení (školy)
(ČSSZ – 89 628 5), - Žádost o ošetřovné osoby, která převzala ošetřování (péči)
(ČSSZ – 89 629 7), - Žádost o peněžitou pomoc v mateřství
(ČSSZ - 89 630 8), - Žádost o peněžitou pomoc v mateřství při převzetí dítěte do péče
(ČSSZ – 89 624 13), - Žádost o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
(ČSSZ - 89 626 8), - Žádost o dávku otcovské poporodní péče (otcovskou)
(ČSSZ - 89 631 0), - Žádost o dlouhodobé ošetřovné
(ČSSZ – 89 633 3), - Potvrzení o trvání/Rozhodnutí o ukončení potřeby dlouhodobé péče
(ČSSZ – 89 6342),
Tiskopisy uvedené pod body 1. - 3.,5. – 6. 9., 11. a 14 vystavuje pojištěnci příslušný lékař. Tiskopis uvedený pod bodem 7. dětské výchovné zařízení a tiskopisy uvedené pod body 4., 8., 10., 12. a 13. si zaměstnavatel nebo pojištěnec může stáhnout z webových stránek ČSSZ.
Tiskopis Příloha k žádosti o dávku a tiskopis Potvrzení pro účely výplaty vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství (tj. tiskopisy, které vyplňuje zaměstnavatel a přikládá v případech stanovených zákonem k žádosti) jsou k dispozici na webových stránkách ČSSZ. K tomuto účelu je možné použít i produkt výpočetní techniky, který je co do údajů, formy a formátu shodný s předepsaným tiskopisem.
Podrobnější informace o tiskopisech k uplatňování nároku na dávky je uvedena na webových stránkách ČSSZ.
7. Poskytnout potřebnou součinnost pověřeným zaměstnancům OSSZ při kontrole plnění povinností zaměstnavatele v pojištění, umožnit jim vstupovat do prostorů zaměstnavatele a provést kontrolu plnění povinností zaměstnavatele. Dále má zaměstnavatel povinnost plnit opatření k nápravě uložené OSSZ včetně podání písemné zprávy o přijatých opatřeních ve stanovené lhůtě. Pokud opatření k nápravě zjištěných nedostatků nebudou splněna, lze zaměstnavateli uložit pokutu za přestupek až do výše 100 000,- Kč.
Zaměstnavatel, který zaměstnává méně než 26 zaměstnanců účastných pojištění, je povinen se na výzvu ve stanovený den dostavit na OSSZ, popřípadě na jiné určené místo, za účelem provedení kontroly plnění povinností v pojištění. Pokud se předem z vážných důvodů neomluví a ke kontrole se nedostaví, lze zaměstnavateli uložit pokutu za přestupek až do výše 10 000 Kč.
8. Sdělit na vyžádání neprodleně příslušné OSSZ a ošetřujícímu lékaři informace o poskytovateli pracovnělékařských služeb a o pracovním zařazení, náplni práce a pracovních podmínkách dočasně práce neschopného zaměstnance.
9. Účastni nemocenského pojištění jsou též členové družstev, u kterých je zrušena podmínka pracovního vztahu k družstvu, jestliže mimo pracovněprávní vztah vykonávají práci pro družstvo, dále společníci a jednatelé s. r. o. a komanditisté k.s., kteří nejsou v pracovněprávním vztahu k této společnosti, ale vykonávají pro ni práci, za kterou jsou touto společností odměňováni. Pojištění jsou dále účastni i prokuristé, členové kolektivních orgánů právnických osob, kteří nejsou uvedeni v § 5, písm. a) v bodech 1 až 10, 20 a 21 zákona o nemocenském pojištění, likvidátoři a vedoucí organizačních složek právnických osob podle § 167c zákona o nemocenském pojištění, jejichž místo výkonu práce je trvale v České republice.
Od 1. 1. 2014 jsou nově účastni nemocenského pojištění osoby pověřené obchodním vedením na základě smluvního zastoupení a fyzické osoby neuvedené v § 5, písm. a) bodech 1 až 21 zákona o nemocenském pojištění, s výjimkou členů zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří nejsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří nevykonávají funkci ve stejném rozsahu jako dlouhodobě uvolnění členové zastupitelstva.
V souvislosti s přijetím zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, se do výčtu pojištěnců podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (dále jen ZNP) v § 5 písm. a) bod 3 zahrnují státní zaměstnanci podle zákona o státní službě.
S účinností od 1. 1. 2014 byl doplněn číselník druhu činnosti zaměstnanců, který se uvádí na hlášení do registru pojištěnců. Jedná se o základní identifikační údaj pojistného vztahu, a proto je třeba, aby zaměstnavatelé používali odpovídající kód druhu činnosti při všech hlášeních týkajících se zaměstnance, ať na tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání), i v případě e - Podání přes VREP a ISDS, či na písemných hlášeních týkajících se zaměstnance. Pro hlášení změny (opravy) a oznámení o skončení zaměstnání je nutné uvádět vždy stejný druh činnosti, který byl původně uveden na Oznámení o nástupu do zaměstnání (dle platného číselníku v době podání Oznámení o nástupu do zaměstnání). V případě hlášení změny (opravy) či oznámení o skončení zaměstnání, kdy za zaměstnance byla podána přihláška k nemocenskému pojištění před 1. 1. 2009, tzn., že datum nástupu do zaměstnání bylo před 1. 1. 2009, je nutné použít číselník platný v roce 2009. Aktuálně platný Číselník druhu činnosti je zveřejněn na webových stránkách ČSSZ v sekci Nemocenské pojištění; e - Podání; číselníky, nebo v materiálu Zásady k vyplňování tiskopisu Oznámení o nástupu zaměstnance (skončení zaměstnání), který je kromě webových stránek ČSSZ k dispozici na jednotlivých OSSZ.
Bližší informace o povinnostech v nemocenském pojištění obdržíte na OSSZ.
B. Povinnosti a oprávnění zaměstnavatele v souvislosti s poskytováním náhrady mzdy v prvních 14 kalendářních dnech dočasné pracovní neschopnosti (karantény)
V souvislosti se změnami v nemocenském pojištění upozorňujeme, že zaměstnavatel je povinen podle § 192 – 194 zákoníku práce poskytovat náhradu mzdy za pracovní dny po dobu prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti (karantény) svého zaměstnance. Způsob výpočtu náhrady mzdy a její poskytování je upraveno výše citovanými ustanoveními zákoníku práce.
Kromě této povinnosti má zaměstnavatel oprávnění kontrolovat, zda zaměstnanec dodržuje stanovený režim dočasně práce neschopného pojištěnce, pokud se jedná o povinnost zdržovat se v místě pobytu a dodržovat dobu a rozsah povolených vycházek, po dobu prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti. O této kontrole pořizuje písemný záznam, ve kterém uvede výsledek kontroly. Pokud bylo při kontrole zjištěno porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, zasílá zaměstnavatel záznam o kontrole dočasně práce neschopnému pojištěnci, ošetřujícímu lékaři a příslušné OSSZ.
Zaměstnavatel je oprávněn dát příslušné OSSZ podnět ke kontrole důvodnosti trvání dočasné pracovní neschopnosti a ke kontrole dodržování režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, jde-li o jeho zaměstnance. OSSZ provede kontrolu do 7 dnů od obdržení žádosti a o výsledku kontroly neprodleně zaměstnavatele písemně informuje.
Dále je zaměstnavatel oprávněn požadovat od ošetřujícího lékaře informaci o místě pobytu zaměstnance v době dočasné pracovní neschopnosti a o rozsahu a době povolených vycházek.
C. Další povinnosti zaměstnavatele
Zaměstnavatel je nově povinen neprodleně požádat poskytovatele pracovnělékařských služeb o provedení lékařské prohlídky ze zdravotních důvodů, a to za účelem získání posudku o zdravotní způsobilosti či nezpůsobilosti dočasně práce neschopného pojištěnce vykonávat dosavadní činnost, v případě kdy obdržel sdělení ošetřujícího lékaře o tom, že dočasná pracovní neschopnost zaměstnance byla po uplynutí 180 dnů ukončena, zdravotní stav je stabilizovaný a je předpoklad, že zaměstnanec již nebude moci vykonávat dosavadní činnost u zaměstnavatele.