Povinnosti zaměstnavatelů v nemocenském pojištění

Nemocenské pojištění provádějí pro zaměstnance správy sociálního zabezpečení.

Zaměstnavatelé plní v nemocenském pojištění pouze úkoly

• oznamovací,
• evidenční,
• při přijímání žádostí o dávky.

Úkoly oznamovací

Zaměstnavatel je povinen na předepsaném tiskopisu

• přihlásit se nejpozději do 8 kalendářních dnů od svého vzniku do registru zaměstnavatelů (a to i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance, který je cizincem požívajícím dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění; dále i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, nejsou-li účastni pojištění),
• odhlásit se z registru zaměstnavatelů do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem (a to i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance, který je cizincem požívajícím dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění; dále i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, nejsou-li účastni pojištění),
• oznámit den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, den skončení zaměstnání se zaměstnancem, a to do 8 kalendářních dnů od nástupu/skončení zaměstnání; to neplatí, jde-li o zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce. Dojde-li u zaměstnance k zániku účasti na pojištění podle § 10 odst. 4, oznamuje zaměstnavatel den zániku účasti na pojištění, který se pro účely tohoto zákona považuje za den skončení doby zaměstnání, do 8 kalendářních dnů ode dne, v němž sjednaná částka započitatelného příjmu přestala dosahovat rozhodného příjmu. Dojde-li u zaměstnance ke vzniku účasti na pojištění podle § 10 odst. 5, oznamuje zaměstnavatel den skončení doby zaměstnání malého rozsahu, pokud došlo k oznámení tohoto zaměstnání podle věty první, do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání malého rozsahu. Při vzniku účasti na pojištění podle § 10 odst. 5 se za den nástupu do zaměstnání považuje den vzniku pojištění. U zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu, u kterého zaměstnavatel nebyl povinen oznámit den nástupu do zaměstnání podle § 136 odst. 3 zákona o zaměstnanosti, oznamuje zaměstnavatel den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění; vznikla-li tomuto zaměstnanci v kalendářním měsíci, v němž doba zaměstnání skončila, účast na pojištění na základě postupu podle § 7 odst. 3, oznamuje zaměstnavatel den nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž byl zúčtován příjem, který založil účast na pojištění. U zaměstnance, u kterého zaměstnavatel oznámil den nástupu do zaměstnání podle § 136 odst. 3 zákona o zaměstnanosti, je postup podle věty šesté splněn. Jestliže zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky a zaměstnavatel ještě den nástupu zaměstnance do zaměstnání neoznámil, učiní zaměstnavatel toto oznámení současně s předáním žádosti tohoto zaměstnance o dávku podle § 97 odst. 1. Jestliže by lhůta pro oznámení skončení doby zaměstnání uplynula dříve, než lhůta pro oznámení dne nástupu zaměstnance do zaměstnání, oznamuje zaměstnavatel den skončení doby zaměstnání těchto zaměstnanců ve lhůtě stanovené pro oznámení dne nástupu těchto zaměstnanců do zaměstnání.U zaměstnance s dočasnou ochranou v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo činného na základě dohody o provedení práce, se nástup do zaměstnání oznamuje bez ohledu na vznik účasti na nemocenském pojištění,
• Od 1. 7. 2024 se nově zavádí povinná evidence všech zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce (dále jen „DPP“), to znamená nově i zaměstnanců, kteří nejsou z činnosti na základě DPP účastni nemocenského pojištění. Zaměstnavatel tak má povinnost každý měsíc sdělovat seznam všech zaměstnanců na DPP, včetně výše všech jejich příjmů, tj. i příjmů, ze kterých se neodvádí pojistné na sociální zabezpečení, a to prostřednictvím nového předepsaného tiskopisu „Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce“ (dále jen „Výkaz DPP“), vždy do 20. dne následujícího měsíce, poprvé za měsíc červenec 2024 v intervalu od 1. 8. 2024 do 20. 8. 2024.
• Zaměstnavatel je dále povinen elektronicky ohlásit u všech zaměstnanců činných na základě DPP, tzn. i těch nepojištěných, nástup zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání v termínu do 20. dne následujícího měsíce, a to prostřednictvím předepsaného tiskopisu „Výkaz DPP“ - spolu s příjmy. Navíc platí, že nejpozději do 20. 8. 2024 přihlásí i zaměstnance, kteří nastoupili před 1. 7. 2024, jejich DPP trvá i po tomto datu (v červenci 2024) a nebyli dosud přihlášeni do evidence, neboť jim nevznikla účast na pojištění (tj. s prvním podáním Výkazu DPP). U zaměstnanců na DPP již nemá zaměstnavatel povinnost zasílat tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“, zůstane však možnost použít i tento současný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ pro oznámení nástupu/skončení, jako tomu bylo doposud.
• ohlásit každou změnu údajů uvedených na předepsaném tiskopisu, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.

U zaměstnance s dočasnou ochranou v pracovním poměru nebo činného na základě dohody o pracovní činnosti, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu podle zákona o nemocenském pojištění, nebo činného na základě dohody o provedení práce, se Oznámení o skončení zaměstnání podává vždy ve lhůtě do 8 kalendářních dnů ode dne skončení jeho zaměstnání.

Skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu oznamuje zaměstnavatel až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se oznamuje skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána.

Oznámení o skončení zaměstnání zaměstnance činného na dohodu o provedení práce bez ohledu na účast na pojištění (tzn. i těch nepojištěných) se provede obdobně jako oznámení nástupu tohoto zaměstnance, tj. v termínu do 20. dne následujícího měsíce prostřednictvím nového předepsaného tiskopisu „Výkaz DPP“, popř. prostřednictvím současného tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“.

Úkoly evidenční

Zaměstnavatel je povinen vést evidenci o svých zaměstnancích účastných nemocenského pojištění, která musí pro tyto účely obsahovat údaje uvedené v § 95 zákona o nemocenském pojištění.

Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o uvedených skutečnostech po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Údaje, které mají charakter účetních záznamů, jsou uschovávány delší uschovací dobu.

Úkoly při přijímání žádostí o dávky

Zaměstnavatel je povinen přijímat žádosti svých zaměstnanců (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky nemocenského pojištění, s výjimkou nemocenského a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat územní správě sociálního zabezpečení.

Údaje pro výpočet nemocenského zaměstnavatel zasílá neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti. Údaje pro výpočet vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství zasílá zaměstnavatel současně se žádostí zaměstnance o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství.

Zaměstnavatel je dále povinen přijímat podklady potřebné pro stanovení nároku na nemocenské a jeho výplatu a spolu s údaji potřebnými pro výpočet nemocenského, vč. údajů o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny, a po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti je zaslat v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou ÚSSZ.