Jak postupuje zaměstnavatel

Pokud firma zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, má v nemocenském pojištění jednak ohlašovací a oznamovací povinnost a také další povinnosti zaměstnavatele.

Každý zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnané osoby nebo zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce, nejsou-li účastni pojištění, je povinen se přihlásit nejpozději do 8 kalendářních dnů od svého vzniku na předepsaném tiskopisu u územní správy sociálního zabezpečení (dále jen „ÚSSZ“) do registru zaměstnavatelů; na tomto tiskopise uvádí též všechny peněžní ústavy v České republice, u nichž má vedeny účty. Jestliže zaměstnavatel, který není povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů podle věty první nebo není povinen se přihlásit podle § 136 odst. 4 zákona o zaměstnanosti, zaměstnává zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu, a v průběhu tohoto zaměstnání vznikne tomuto zaměstnanci pojištění, je zaměstnavatel povinen se přihlásit do registru zaměstnavatelů nejpozději do 8 kalendářních dnů po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci pojištění vzniklo. Každý zaměstnavatel, a to i v případě, že zaměstnává pouze zaměstnance, který je cizincem požívajícím dočasné ochrany podle zvláštního právního předpisu bez ohledu na vznik účasti na pojištění, se do 8 kalendářních dnů od nástupu prvního zaměstnance do zaměstnání musí na předepsaném tiskopise přihlásit u ÚSSZ do registru zaměstnavatelů. Stejně tak má povinnost do 8 kalendářních dnů hlásit jakoukoliv změnu a podat odhlášku z registru zaměstnavatelů do 8 kalendářních dnů od skončení zaměstnání posledního zaměstnance. Totéž platí i pro zaměstnavatele, který zaměstnává pouze zaměstnance činné na základě dohody o provedení práce bez účasti na nemocenském pojištění. I tento zaměstnavatel je povinen se odhlásit z registru zaměstnavatelů, a to do 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem těchto zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce bez účasti na nemocenském pojištění.

Zaměstnavatel je dále povinen oznámit na předepsaném tiskopise do 8 kalendářních dnů den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na pojištění, a den skončení doby zaměstnání; to neplatí, jde-li o zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce.

Dojde-li u zaměstnance k zániku účasti na pojištění podle § 10 odst. 4 ZNP, oznamuje zaměstnavatel den zániku účasti na pojištění, který se pro účely tohoto zákona považuje za den skončení doby zaměstnání, do 8 kalendářních dnů ode dne, v němž sjednaná částka započitatelného příjmu přestala dosahovat rozhodného příjmu. Dojde-li u zaměstnance ke vzniku účasti na pojištění podle § 10 odst. 5 ZNP, oznamuje zaměstnavatel den skončení doby zaměstnání malého rozsahu, pokud došlo k oznámení tohoto zaměstnání podle věty první, do 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání malého rozsahu. Při vzniku účasti na pojištění podle § 10 odst. 5 ZNP se za den nástupu do zaměstnání považuje den vzniku pojištění.

U zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu, u kterého zaměstnavatel nebyl povinen oznámit den nástupu do zaměstnání podle § 136 odst. 3 zákona o zaměstnanosti, oznamuje zaměstnavatel den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění; vznikla-li tomuto zaměstnanci v kalendářním měsíci, v němž doba zaměstnání skončila, účast na pojištění na základě postupu podle § 7 odst. 3 ZNP, oznamuje zaměstnavatel den nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž byl zúčtován příjem, který založil účast na pojištění. U zaměstnance, u kterého zaměstnavatel oznámil den nástupu do zaměstnání podle § 136 odst. 3 zákona o zaměstnanosti, je postup podle věty šesté splněn. Jestliže zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky a zaměstnavatel ještě den nástupu zaměstnance do zaměstnání neoznámil, učiní zaměstnavatel toto oznámení současně s předáním žádosti tohoto zaměstnance o dávku podle § 97 odst. 1.

Jestliže by lhůta pro oznámení skončení doby zaměstnání uplynula dříve, než lhůta pro oznámení dne nástupu zaměstnance do zaměstnání, oznamuje zaměstnavatel den skončení doby zaměstnání těchto zaměstnanců ve lhůtě stanovené pro oznámení dne nástupu těchto zaměstnanců do zaměstnání. V případě zaměstnance s dočasnou ochranou není podstatné, zda vznikla účasti na nemocenském pojištění. Na tiskopise je zaměstnavatel povinen uvést údaje potřebné pro vedení registru pojištěnců. Návod jak správně vyplnit tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ je uveden ve všeobecných zásadách pro vyplňování jednotlivých údajů tohoto tiskopisu.

Od 1. 7. 2024 se nově zavádí povinná evidence všech zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce (dále jen „DPP“), to znamená nově i zaměstnanců, kteří nejsou z činnosti na základě DPP účastni nemocenského pojištění. Zaměstnavatel tak má povinnost každý měsíc sdělovat seznam všech zaměstnanců na DPP, včetně výše všech jejich příjmů, tj. i příjmů, ze kterých se neodvádí pojistné na sociální zabezpečení, a to prostřednictvím nového předepsaného tiskopisu „Výkaz příjmů zúčtovaných zaměstnavatelem zaměstnancům činným na základě dohody o provedení práce“ (dále jen „Výkaz DPP“), vždy do 20. dne následujícího měsíce, poprvé za měsíc červenec 2024 v intervalu od 1. 8. 2024 do 20. 8. 2024.

Zaměstnavatel je dále povinen elektronicky ohlásit u všech zaměstnanců činných na základě DPP, tzn. i těch nepojištěných, nástup zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání v termínu do 20. dne následujícího měsíce, a to prostřednictvím předepsaného tiskopisu „Výkaz DPP“ - spolu s příjmy. Navíc platí, že nejpozději do 20. 8. 2024 přihlásí i zaměstnance, kteří nastoupili před 1. 7. 2024, jejich DPP trvá i po tomto datu (v červenci 2024) a nebyli dosud přihlášeni do evidence, neboť jim nevznikla účast na pojištění (tj. s prvním podáním Výkazu DPP). U zaměstnanců na DPP již nemá zaměstnavatel povinnost zasílat tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“, zůstane však možnost použít i tento současný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“ pro oznámení nástupu/skončení, jako tomu bylo doposud.

Oznámení o skončení zaměstnání zaměstnance činného na dohodu o provedení práce bez ohledu na účast na pojištění (tzn. i těch nepojištěných) se provede obdobně jako oznámení nástupu tohoto zaměstnance, tj. v termínu do 20. dne následujícího měsíce prostřednictvím nového předepsaného tiskopisu „Výkaz DPP“, popř. prostřednictvím současného tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“.

Zaměstnavatel je dále povinen přijímat žádosti ve formě oznámení podle § 109 odst. 1 písm. b) bodu 1 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, svých zaměstnaných osob (jakož i bývalých zaměstnanců) o dávky, s výjimkou nemocenského a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství, a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat územní správě sociálního zabezpečení.

Údaje pro výpočet nemocenského zaměstnavatel zasílá neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti. Údaje pro výpočet vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství zasílá zaměstnavatel současně se žádostí zaměstnance o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství.

Na předepsaném tiskopisu (Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku - NEMPRI_2025) uvede zaměstnavatel druh dávky, o kterou jeho zaměstnanec žádá, a ostatní údaje, které jsou nezbytné pro stanovení nároku na dávku nemocenského pojištění, její výši a výplatu, např. údaje o rozhodném období, vyměřovací základy, počet vyloučených dnů za jednotlivé kalendářní měsíce, které spadají do rozhodného období a údaje o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny.  Na tiskopisu zaměstnavatel zaznamená sdělení zaměstnance dle § 109 odst. 1 písm. b) bodu 1 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, popř. uvede další skutečnosti, kterými zaměstnanec osvědčuje splnění podmínek pro nárok na dávku a její výplatu.

Zaměstnavatel je dále povinen přijímat podklady potřebné pro stanovení nároku na nemocenské a jeho výplatu a spolu s údaji potřebnými pro výpočet nemocenského, vč. údajů o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny, a po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti je zaslat v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou ÚSSZ.

Zaměstnanci vyplácí zaměstnavatel prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti (DPN) nebo karantény tzv. náhradu mzdy. Ta náleží zaměstnanci, který je nemocensky pojištěn. Zaměstnavatel poskytuje nemocnému zaměstnanci náhradu mzdy za pracovní dny – při dočasné pracovní neschopnosti i při karanténě od prvního pracovního dne, a to jen v době trvání pracovního vztahu. Vypočítává ji z průměrného výdělku, který se stanovuje stejně, jako kdyby v den vzniku pracovní neschopnosti nastupoval zaměstnanec na dovolenou.

Náhrada mzdy není dávkou nemocenského pojištění a zaměstnavatel ji vyplácí na základě předložení dokladů o DPN (tím je rozhodnutí o vzniku DPN a rozhodnutí o ukončení DPN nebo potvrzení o trvání DPN, trvá-li DPN déle než 14 kalendářních dnů). Její poskytování je upraveno zákoníkem práce. Náhrada mzdy poskytovaná v době prvních 14 kalendářních dnů DPN do výše nároku podle zákoníku práce se nedaní. Z náhrady mzdy do výše zákonného nároku se neplatí pojistné na sociální či zdravotní pojištění. Zaměstnavatel může náhradu mzdy zvýšit nad zákonem stanovenou částku.

V době, kdy zaměstnavatel vyplácí práceneschopnému zaměstnanci náhradu mzdy, tj. v prvních 14 dnech, může sám kontrolovat dodržování stanoveného režimu, nebo o to může požádat příslušnou ÚSSZ. Poruší-li práceneschopný pojištěnec stanovený léčebný režim, může mu zaměstnavatel snížit nebo odejmout v prvních 14 kalendářních dnech náhradu mzdy.

Zaměstnavatel sráží pojistné zaměstnanci ze mzdy (platu) a odvádí je spolu s pojistným, které musí platit sám, na účet příslušné ÚSSZ pojistné je přitom splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.