Evidence zaměstnavatelů (přihlášení, změna, odhlášení)

Evidence zaměstnavatelů je podle zákona o JMHZ nově zřízený registr, který slouží pro účely měsíčního hlášení podávaného podle téhož zákona. V této evidenci musí být evidovaní všichni zaměstnavatelé, které zákon o JMHZ za zaměstnavatele považuje a též všechny jejich mzdové účtárny, pokud je zaměstnavatelé mají.

Podání týkající se přihlášení zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů lze učinit pouze elektronicky prostřednictvím e-podání ve formátu PDF. Podání týkající se hlášení změny nebo opravy údajů týkajících se zaměstnavatele nebo jeho odhlášení je možno učinit pouze elektronicky prostřednictvím e-podání ve formátu XML. Podání lze odeslat datovou schránkou nebo pomocí ePortálu ČSSZ.

Povinnost přihlásit se do evidence zaměstnavatelů

Jakmile započnete vykonávat svou činnost a stanete se zaměstnavatelem, bude třeba, abyste se přihlásil do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem. Totéž platí i pro registraci všech mzdových účtáren.

Změna údajů o zaměstnavateli či jeho mzdové účtárně v evidenci zaměstnavatelů

Nastane-li jakákoli změna v evidovaných údajích o zaměstnavateli v evidenci zaměstnavatelů, je třeba, abyste tuto změnu oznámil, a to do 8 dnů ode dne, kdy jste se o této změně dozvěděl. To platí i o změně údajů Vaší mzdové účtárny.

Odhlášení zaměstnavatele či jeho mzdové účtárny z evidence zaměstnavatelů

Jakmile přestanete zaměstnávat posledního zaměstnance, jste povinen odhlásit se z evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dní ode dne, kdy jste přestal tohoto posledního zaměstnance zaměstnávat.

V případě zrušení mzdové účtárny je lhůta 8 kalendářních dní pro její odhlášení, a to ode dne, kdy došlo k jejímu zrušení.

Pokud byste se přihlásil do evidence zaměstnavatelů v době, kdy teprve má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, a tento zaměstnanec k výkonu práce nenastoupí (a ani žádný jiný zaměstnanec), jste povinen tuto skutečnost oznámit ve lhůtě 8 dní ode dne, kdy měl tento zaměstnanec nastoupit.

Postupy v období od 1. 1. 2026 do 31. 3. 2026

Evidence zaměstnavatelů se provádí dosavadním způsobem podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění. Zaměstnavatel je povinen přihlásit se do registru zaměstnavatelů nejpozději do 8 kalendářních dnů od svého vzniku na tiskopisu Přihláška do registru zaměstnavatelů. Zaměstnavatel je povinen přihlásit též každou svou mzdovou účtárnu.

Zaměstnavatel je povinen se odhlásit na předepsaném tiskopisu z registru zaměstnavatelů, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem.

Postupy v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026

Stávající zaměstnavatel (vzniklý před 1. 4. 2026)

Všichni stávající zaměstnavatelé zapsaní v evidenci zaměstnavatelů ČSSZ mají povinnost v období od 1. dubna do 30. dubna 2026 dohlásit údaje, které o nich doposud ČSSZ v registru zaměstnavatelů neeviduje, a nově budou vedeny v registru zaměstnavatelů. Dohlášení se provádí jednorázově pomocí podání Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání (REGZELDOPL), které je možno zaslat do datové schránky ČSSZ nebo prostřednictvím ePortálu ČSSZ.

Konkrétně jde o tyto údaje:

• Finanční úřad / Specializovaný finanční úřad,
• Územní pracoviště Finančního úřadu,
• VČP (vlastní číslo plátce) – nepovinný údaj,
• ID datové schránky pro notifikace zpracování – nepovinný údaj,
• Agentura práce,
• Písemná dohoda o uznání za zaměstnavatele na chráněném trhu práce dle ustanovení § 78 zákona o zaměstnanosti,
• Integrační sociální podnik.

Tento postup platí i pro zaměstnavatele, který je plátcem daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a k této dani podal vyúčtování v letech 2023 nebo 2024, nebo v roce 2025 (či v prvním čtvrtletí roku 2026) byl jako plátce daně registrován, a byl do evidence zaměstnavatelů přihlášen ČSSZ z moci úřední (a byl mu přidělen variabilní symbol).

Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance před 1. dubnem 2026, je povinen, trvá-li toto zaměstnání alespoň ještě 1. dubna 2026, přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději do 15. dubna 2026, pokud nebyl přihlášen do registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění nebo nebyl přihlášen z moci úřední (jako plátce daně).

Nový zaměstnavatel (vzniklý v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026)

Jste-li nově vzniklým zaměstnavatelem, musíte se přihlásit do evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne nástupu do zaměstnání prvního zaměstnance, pokud je dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání nejdříve 1. duben 2026.

Má-li být tímto zaměstnancem zahraniční zaměstnanec, jste povinen se přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání. V uvedených lhůtách je třeba též přihlásit i všechny své mzdové účtárny.