Upozornění na změny při plnění ohlašovacích a oznamovacích povinností zaměstnavatelů týkajících se jejich zaměstnanců a zaměstnavatele od 1. 4. 2026 v souvislosti s JMHZ

Způsob přihlášení zaměstnanců do evidence

S ohledem na ustanovení § 35 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (ZoJMHZ) budou muset od 1. 4. 2026 pro účely vedení evidence zaměstnanců Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ) zaměstnavatelé uplatňovat postupy z něj vyplývající:

• Od 1. 4. 2026 lze přihlášení zaměstnance provést pouze prostřednictvím podání Registrace zaměstnance (REGZEC). Podání je možno učinit vůči ČSSZ pouze v elektronické podobě (podáním buď do datové schránky ID: 5ffu6xk, či přes ePortál ČSSZ, či přes datové rozhraní ČSSZ - APEP/VREP).
• Od 1. 4. 2026 nelze pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců či odhlášení zaměstnance z evidence použít tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání / skončení zaměstnání (ONZ). Taktéž jej nelze použít pro účely hlášení změn.
• Pokud nastala událost (nástup do zaměstnání, skončení zaměstnání, změna v dosud evidovaných údajích) do 31. 3. 2026 včetně a tato událost nebyla v rámci zákonem určené lhůty zaměstnavatelem ohlášena ČSSZ do 31. 3. 2026 včetně prostřednictvím tiskopisu ONZ, použije zaměstnavatel pro účely plnění těchto zákonných ohlašovacích a oznamovacích povinností po tomto datu, tj. od 1. 4. 2026, výhradně podání REGZEC.

Přihlašování zahraničních zaměstnanců

• Od 1. 4. 2026 je zaměstnavatel povinen přihlásit zahraničního zaměstnance do evidence zaměstnanců vedené ČSSZ nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce. Zahraničního zaměstnance stačí přihlásit i v den jeho nástupu do práce, ale musí to být před samotným započetím výkonu práce. (V případě zahraničních zaměstnanců, kteří nastupují k výkonu práce dne 1. 4. 2026, lze tuto povinnost splnit nejdříve dne 1. 4. 2026, jelikož systém JMHZ bude spuštěn právě až 1. 4. 2026.)

Dohlášení údajů o zaměstnancích a dohlášení všech zaměstnaných osob

Zaměstnavatel je povinen:

• do 30. 4. 2026 dohlásit ČSSZ rozšířený set údajů o stávajících zaměstnancích (prostřednictvím REGZEC – Akce „Změna“), přehled dohlašovaných údajů naleznete zde: Evidence zaměstnanců (přihlášení, změna, odhlášení) - Česká správa sociálního zabezpečení.
• do 30. 4. 2026 dohlásit ČSSZ všechny zaměstnané osoby, které nově spadají podle ZoJMHZ pod definici „zaměstnance“ - např. zaměstnance bez účasti na pojištění (např. tzv. nepojištěné DPČ apod.), včetně rozšířeného setu údajů o nich (prostřednictvím REGZEC).

Dále bude muset zajistit dohlášení údajů o zaměstnavateli a přihlášení zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů za dále uvedených podmínek.

Zaměstnavatel je povinen:

• do 30. 4. 2026 dohlásit údaje za zaměstnavatele, který do té doby byl veden v registru zaměstnavatelů ČSSZ, a ta je o něm doposud v tomto registru neeviduje, z důvodu jejich potřeby vedení v evidenci zaměstnavatelů (prostřednictvím podání Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání - REGZELDOPL).
• ­do 15. 4. 2026, jestliže před 1. 4. 2026 zaměstnává zaměstnance a toto zaměstnání trvá alespoň ještě 1. 4. 2026, se přihlásit do evidence zaměstnavatelů, pokud nebyl před 1. 4. 2026 veden ČSSZ v registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění ani do něj nebyl přihlášen ČSSZ z moci úřední (neobdržel od územní správy sociálního zabezpečení usnesení o určení místní příslušnosti a vyrozumění o přidělení variabilního symbolu).

Bližší informace k JMHZ naleznete na webu ČSSZ: Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) - Česká správa sociálního zabezpečení.