Vedení evidence

Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:

• příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství a s účinností od 1. 7. 2005 v souvislosti s centralizací dat v Registru pojištěnců též údaje o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění, byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti,
• rodné číslo,
• vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k  zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
• vyměřovací základ pojištěnce pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
• dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou po 1. 6. 2018  trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče podle zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u dávky otcovské poporodní péče a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
• doba pracovního volna bez náhrady příjmů a neomluvené nepřítomnosti v práci,
• dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání,
• záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31zákona o důchodovém pojištění nebo od 1. 1. 2026 starobní důchod se sníženým důchodovým věkem, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
• nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění nebo uplatnil-li zaměstnanec, který byl nebo je účasten důchodového pojištění v cizině, nárok na slevu na pojistném na důchodové pojištění z důvodu pobírání starobního důchodu v plné výši, údaje o jeho pojištění v cizině.

Zaměstnavatel dále vede evidenci:

• o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
• o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácela před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku, a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
• o dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky.

S účinností od 1. 10. 2016 má zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří pracují v zaměstnání v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech, povinnost pro účely stanovení důchodového věku vést o těchto zaměstnancích:

• jejich seznam,
• evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,
• název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání, přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,
• záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice.

S účinností od 1. 1. 2023 má zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří vykonávají práce zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku povinnost vést o těchto zaměstnancích:

• jejich seznam; jde-li o výkon rizikových prací, vede pro účely § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění zaměstnavatel ve své evidenci též údaje o rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví, jímž byla práce zařazena do čtvrté kategorie,
• počet směn v zaměstnání v rizikovém zaměstnání podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění a v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku podle § 37d odst. 3 až 5 ZDP v kalendářním roce, přičemž počet směn se stanoví tak, že se úhrn hodin výkonu rizikových prací a výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých kalendářních měsících vydělí 8, přičemž zbytek hodin nižší než 8 se považuje za 1 směnu; doba výkonu rizikové práce, při které působí na zaměstnance současně více faktorů pracovních podmínek, pro které se práce považuje za rizikovou práci, se pro účely postupu podle části věty před středníkem hodnotí pouze jednou,
• evidenci o době výkonu rizikových prací a o době výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých směnách a v jednotlivých kalendářních měsících; doba výkonu těchto prací v kalendářním měsíci se stanoví v celých hodinách, přičemž zbytek minut nižší než 60 se považuje za 1 hodinu,

zaměstnavatel vystavuje potvrzení o údajích podle písmene c) na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení spolu s evidenčním listem postupem podle § 39 nebo na výzvu tohoto orgánu podle § 39. Zaměstnavatel je dále povinen vyhotovit stejnopisy tohoto potvrzení a občanu předat stejnopis tohoto potvrzení spolu se stejnopisem evidenčního listu; pro stejnopisy tohoto potvrzení platí § 38 odst. 5 obdobně.

Zaměstnavatel je povinen v souladu s ustanovením § 37a ZOPSZ vystavit potvrzení podle písm. c) o počtu směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku vykonávaném v období od 1. 1. 1993 do 31. 12. 2022 a toto potvrzení do 31. 12. 2024 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 ZOPSZ a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení.

Zaměstnavatel je povinen vystavit na předepsaných tiskopisech potvrzení podle § 37 odst. 4 písm. c) o počtu směn v rizikovém zaměstnání podle § 37d odst. 2 zákona o důchodovém pojištění vykonávaném v období od 1. ledna 2015 do 31. prosince 2024 a toto potvrzení do 31. prosince 2026 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení; pro tento stejnopis platí obdobně postup podle § 38 odst. 5. Povinnosti podle věty první mají i bývalí zaměstnavatelé s tím, že bývalému zaměstnanci nepředkládají stejnopis potvrzení.