Renáta Provazníková: Srozumitelná komunikace je nezbytná ve všech oblastech
Dnes pracuje v oddělení zodpovědném za strategii a směřování úřadu, Mgr. Renáta Provazníková je ale v ČSSZ již neuvěřitelných 35 let. Během své kariéry se věnovala přímo klientům nebo budovala image úřadu v oddělení vnitřních a vnějších vztahů. Rozhodně má hodně co vyprávět.
Proč jste se hned po gymnáziu rozhodla právě pro ČSSZ?
Jsem z východních Čech a lákala mě Praha, kde jsem chtěla začít svůj samostatný dospělý život. ČSSZ (tehdy se náš úřad jmenoval ÚDZ – Úřad důchodového zabezpečení) jsem si vybrala víceméně náhodou. Hledali tehdy nové zaměstnance, tak jsem to zkusila. Už když jsem do budovy ústředí na Smíchově vstoupila poprvé, tak se mi tu moc líbilo. Pamatuji se, že paní personalistka byla velmi milá a odvedla mě na moje pracoviště, kterým bylo dávkové oddělení, kde se přiznávaly důchody. Měla jsem tehdy strach, že se to počítání důchodů nenaučím. Naučila. A byla to moc zajímavá práce.
Nakonec je z toho neuvěřitelných 35 let. Jak se za tímto obdobím ohlížíte?
Neskutečně rychle ten čas utekl. Přestože jsem tolik let v jedné instituci, určitě jsem nezůstala stát na jednom místě. Při zaměstnání jsem vystudovala sociálně-právní školu a chtěla jsem pracovat s klienty. Přešla jsem proto z dávkového oddělení do oddělení klientského centra (tehdy se jmenovalo Informační kancelář). Práce s lidmi mě velmi bavila a naplňovala. Vypracovala jsem se na pozici konzultanta a kromě toho, že jsem si neustále rozšiřovala a prohlubovala odborné znalosti, vystudovala jsem ještě při zaměstnání obor andragogika na vysoké škole.
A právě v době, kdy jsem si začala říkat, jestli není čas se někam posunout, přišla nabídka pracovat v odboru komunikace. To byla velká výzva a tvrdá zkušenost, které ale ani v nejmenším nelituji, protože mi hodně dala. Komunikace s novináři a médii je v mnohém jiná než komunikace s klienty. Naučila jsem se, jak fungují média, jak s nimi spolupracovat, jak se buduje dobré jméno firmy. Naučila jsem se psát tiskové zprávy, články, popularizační texty, a dokonce scénáře…
Nějakou dobu jste oddělení vnitřních a vnějších vztahů vedla, na co jste se soustředila?
Věděla jsem, že vedle externí komunikace je stejně důležitá i komunikace interní, a na ni jsem se hlavně zaměřila. Výhodou byla dobrá znalost úřadu a jeho zaměstnanců, a to nejen v Praze, ale v rámci celé republiky. Považovala jsem za důležité posilovat loajalitu zaměstnanců s organizací, jejich zapojování do dění, chuť reprezentovat úřad (např. v médiích, na konferencích), ale i upevňování vztahů při mimopracovních aktivitách, vzájemné sdílení dobrých nápadů a inspirace mezi pracovními týmy apod.
Jak je důležité, aby úřady typu ČSSZ komunikovaly navenek jasně a srozumitelně?
Srozumitelná komunikace je nezbytná ve všech oblastech. A v oblasti sociálního zabezpečení by navíc komunikace měla být také empatická, vstřícná a profesionální, protože se týká i některých náročných životních situací. To znamená, že klienta nezahrneme množstvím paragrafů a úřední terminologií, v níž se ztrácí, ale vysvětlíme mu jeho konkrétní situaci a sdělíme mu jasně, co a jak má udělat. Je potřeba, aby lidé rozuměli úředním textům, protože srozumitelné texty jim i úřadům ušetří čas, peníze a mnohdy i nervy. Srozumitelný text by měl být přehledný, aby se v něm čtenář vyznal, měl by obsahovat informace, které čtenář potřebuje, a být napsaný běžným jazykem, kterému čtenář snadno porozumí.
Jak si vedeme ve srozumitelnosti a jednoduchosti sdělení v ČSSZ? Naše problematika je velmi rozsáhlá a poměrně složitá.
Je pravda, že sdělovat složité věci jednoduše není vůbec snadné. Ale snažíme se o to. Pozornost věnujeme především informacím pro širokou veřejnost, jako jsou např. texty na webu nebo informační letáky a publikace. V oblasti srozumitelné komunikace spolupracujeme s Ministerstvem vnitra a veřejným ochráncem práv, inspirujeme se jejich zkušenostmi a některé nápady a doporučení jsme začali využívat i u nás. Pro všechny zaměstnance připravujeme v letošním roce kurz srozumitelného psaní, takže v tomto směru jsme určitě na dobré cestě.
S komunikací souvisí i vztahy na pracovišti. Jak si v tomto podle vás vede ČSSZ?
Určitě platí, že dobré vztahy na pracovišti jsou předpokladem spokojenosti v zaměstnání. Pokud se svými kolegy, nadřízenými nebo podřízenými dobře vycházíte, jste v práci nejen spokojenější, ale i výkonnější a úspěšnější. Myslím si, že se v ČSSZ snažíme vytvářet harmonické pracovní prostředí a pěstovat dobré mezilidské vztahy založené na vzájemném respektu, úctě a spolupráci. Jistě mi každý dá za pravdu, že je fajn mít kolegy, se kterými se můžete poradit, když si nevíte rady, postěžovat si jim, když vás něco naštve, nebo je v případě potřeby požádat o pomoc. Ve vztahu k nadřízeným je podle mého názoru důležité si uvědomit, že máme všichni společný cíl. Dobrý šéf vám poskytuje zpětnou vazbu, předává zkušenosti a můžete se od něj hodně naučit. Já jsem měla na své kolegy i nadřízené v ČSSZ vždy štěstí a to je asi také důvod, proč jsem i po 35 letech v práci spokojená.
Na co se v ČSSZ zaměřujete dnes? Co je náplní oddělení strategie, organizace a systému řízení?
Náplň tohoto útvaru je velmi rozmanitá, jsem tu již čtvrtým rokem. Zodpovídáme za strategii a směřování úřadu, definujeme jeho hlavní dlouhodobé cíle a vize, stanovujeme a vyhodnocujeme prioritní úkoly, spolupracujeme na organizačním uspořádáním úřadu, zpracováváme strategické dokumenty a nejrůznější podklady pro vedení. Je to práce, při které je třeba vnímat věci v širším kontextu, uvědomovat si vzájemné souvislosti, nahlížet na různé situace z různých úhlů pohledu, mít přehled, předvídat, odhadovat rizika, ale také být otevřený novým podnětům a výzvám.