Základní informace pro zaměstnavatele
eNeschopenka - povinnosti týkající se zaměstnavatele
- Po 14 dnech trvání neschopnosti je zaměstnavatel povinen zaslat OSSZ Přílohu k žádosti o dávku, a to v elektronické formě (papírový tiskopis je možno použít pouze v případě technického výpadku).
- Do Přílohy k žádosti o dávku zaměstnavatel uvádí informaci, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat (stejným způsobem se zpravidla bude zaměstnanci vyplácet nemocenské).
- Při skončení dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavatel zasílá hlášení s údaji potřebnými pro výplatu poslední dávky nemocenského.
Průvodce pro zaměstnavatele a účetní firmy, jak získat informace o neschopenkách zaměstnanců
Jak získat informace o pracovních neschopnostech zaměstnanců, pokud zpracováváte mzdy pomocí ekonomického SW nebo budete chtít zasílat notifikace či se přihlásíte ke službě ePortálu ČSSZ? Jak na to, vás krok za krokem provede průvodce.
Možnosti zaměstnavatele pro zjištění dočasné pracovní neschopnosti svého zaměstnance
Pro zaměstnavatele se již nevystavuje žádný díl rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti. I nadále zůstává povinností pojištěnce, aby o své dočasné pracovní neschopnosti neprodleně informoval svého zaměstnavatele (např. telefonicky, mailem).
Zaměstnavatel má k dispozici online služby pro ověření či stažení údajů o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců a na vyžádání (online službou nebo interaktivním tiskopisem) mu o nich jsou z ČSSZ odesílány notifikace do jeho datové schránky, nebo na určenou elektronickou adresu.
Zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat předložení Průkazu dočasně práce neschopného pojištěnce při provádění kontroly, zda zaměstnanec dodržuje režim dočasně práce neschopného pojištěnce, a popřípadě při zjišťování dalších skutečností, např. při osvědčování podezření na alkohol či požití jiných návykových látek nebo jde-li o úraz zaviněný jinou osobou.
Služby pro zaměstnavatele k ověření dočasných pracovních neschopností svých zaměstnanců
Zaměstnavatel má k dispozici po přihlášení na ePortálu ČSSZ online služby, které mu poskytnou detailní informace o dočasné pracovní neschopnosti každého zaměstnance i souhrnný přehled všech práce neschopných zaměstnanců. Výstup s detailními informacemi o jednotlivém případu dočasné pracovní neschopnosti je možné uložit jako PDF soubor podepsaný elektronickou pečetí.
K ePortálu ČSSZ se lze přihlásit buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím některého z identifikačních prostředků Národní identitní autority (NIA):
Stát nabízí následující identifikační prostředky:
- občanský průkaz s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaný po 1. 7. 2018
- NIA ID - státem zdarma poskytovaný identifikační prostředek založený na kombinaci jména, hesla a SMS kódu (dříve označovaný jako uživatelský účet NIA)
- mobilní klíč eGovernmentu - státem zdarma poskytovaný identifikační prostředek, který představuje využití přihlašování bez potřeby zadávání dalších ověřovacích kódů
Soukromoprávní kvalifikovaní poskytovatelé nabízí v současné době tyto identifikační prostředky:
- čipová karta Starcos společnosti První certifikační autorita a.s.
- mojeID od sdružení CZ.NIC, z. s. p. o.
- bankovní identita ( k 1. 10. 2022 ČSOB, Česká spořitelna, Komerční banka, Air Bank, Moneta Money Bank, Raiffeisenbank, Fio banka)
K využívání služeb ePortálu může zaměstnavatel zmocnit svého zaměstnance či jinou fyzickou nebo právnickou osobu. Učinit tak může pomocí aplikace ePortálu Správa plných mocí (pro přihlášené zaměstnavatele), případně interaktivních tiskopisů. Zmocněné fyzické osoby pak mohou ke službám přistupovat prostřednictvím přihlašovacích údajů ke své datové schránce nebo některým z identifikačních prostředků Identity občana. V případě zmocnění právnické osoby je třeba, aby tato sdělila OSSZ/ČSSZ fyzickou osobu, která za ni bude jednat. Důvodem je to, že online služby ePortálu může za jiný subjekt využívat výhradně fyzická osoba (nikoliv právnická).
Možnost zasílání notifikací s informacemi o pracovní neschopnosti svých zaměstnanců
Zaměstnavatel má možnost prostřednictvím ePortálu ČSSZ podat žádost o zasílání notifikací o dočasných pracovních neschopnostech svých zaměstnanců (online službou nebo interaktivním tiskopisem). Notifikace o vzniku, trvání, ukončení, změně či stornu dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance jsou zasílány do určených datových schránek a/nebo na určené e-mailové adresy, které zaměstnavatel uvede ve své žádosti.
Notifikace zasílané do datové schránky obsahují údaje o zaměstnanci a jeho dočasné pracovní neschopnosti ve formě PDF souboru popř. XML souboru pro případné automatizované zpracování.
Notifikace zasílané do e-mailové schránky obsahují pouze obecné upozornění, že prostřednictvím online služeb ePortálu jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace.
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance je zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – jde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele rozhodl lékař o dočasné pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele, zaslání ověřené notifikace pak následuje po zpracování podání na straně ČSSZ.
Na stránce Notifikace eNeschopenky pro zaměstnavatele jsou uvedeny podrobnější informace včetně příkladů.
Služby pro zaměstnavatele, který chce s eNeschopenkami pracovat přímo ve svém softwaru
Je zřízena nová služba „Data zaměstnavatelům o dočasné pracovní neschopnosti“ typu dotaz – odpověď, která funguje přes kanál VREP (APEP), tj. kanál provozovaný již v minulosti pro příjem elektronických podání od zaměstnavatelů. Tato služba umožňuje si průběžně automatizovaně stahovat do mzdového či personálního softwaru informace o dočasných pracovních neschopnostech zaměstnanců. Obdobně je možné tyto informace stahovat i prostřednictvím systému datových schránek. Způsob zapracování do SW zaměstnavatele pak záleží na dodavateli tohoto SW. ČSSZ poskytuje dodavatelům SW pro zaměstnavatele podporu a spolupráci.
Kde poradí
S případnými dotazy se zaměstnavatelé/účetní mohou obracet na příslušnou OSSZ.
Související informace
Nejčastější dotazy k eNeschopence - Zaměstnavatelé
Jak se zaměstnavatel dozví o vzniku pracovní neschopnosti svého zaměstnance?
Stejně jako do 31. 12. 2019 zaměstnanec musí nadále o překážce v práci neprodleně informovat svého zaměstnavatele (telefonicky, emailem, SMS). Pokud si zaměstnavatel aktivuje notifikační službu prostřednictvím ePortálu ČSSZ, budou mu přicházet automatická hlášení do datové schránky při každém rozhodnutí lékaře o vzniku, trvání, ukončení, změně či stornu neschopenky. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance bude zaměstnavateli zasílána do datové schránky v okamžiku doručení hlášení ošetřujícího lékaře ČSSZ – půjde o informativní zprávu zatím neověřenou v systémech ČSSZ, že u zaměstnance dotyčného zaměstnavatele lékař uznal dočasnou pracovní neschopnost. Cílem je co nejrychlejší upozornění zaměstnavatele; zaslání ověřené notifikace pak bude následovat po zpracování podání na straně ČSSZ.
Jsou notifikace zasílány automaticky?
Zaměstnavatel si může notifikační službu aktivovat prostřednictvím ePortálu ČSSZ (online službou nebo interaktivním tiskopisem), zvolí datovou schránku, příp. zadá email. Pro přístup na ePortál ČSSZ může použít autentizaci buď pomocí systému datových schránek, nebo prostřednictvím jakéhokoliv identifikačního prostředku Národní identitní autority (elektronický OP, NIA ID, mobilní klíč eGovernmentu, čipová karta Starcos I.CA, MojeID, bankovní identita - k 1. 2. 2021 ČSOB, Česká spořitelna, Komerční banka). Identifikační prostředky NIA jsou určeny výhradně fyzickým osobám (nikoliv právnickým osobám). Po aktivaci budou notifikace zasílány automaticky.
Jaká je podoba notifikací od ČSSZ?
Ve všech notifikačních zprávách je uváděn jak název zaměstnavatele, tak variabilní symbol. Notifikace zasílané do e-mailové schránky obsahují pouze obecné upozornění, že prostřednictvím služeb ePortálu ČSSZ jsou pro zaměstnavatele dostupné nové informace o DPN jeho zaměstnanců. Notifikace zasílané do datových schránek obsahují všechny potřebné konkrétní údaje o DPN daného zaměstnance, tj. zaměstnavatel se z nich dozví stejný rozsah údajů jako z papírových tiskopisů Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti.
Jaká je cca prodleva mezi prvotní a ověřenou notifikací?
Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance je zaměstnavateli zasílána v okamžiku odeslání hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti ošetřujícím lékařem. Ověřená notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance, ale i o trvání, ukončení, změně či stornu pracovní neschopnosti je zaměstnavateli zasílána neprodleně po zpracování údajů v systémech ČSSZ a následně jsou zaměstnavateli k dispozici informace také na ePortálu ČSSZ. Doba zpracování je podle okolností individuální v řádu hodin, či dní a ovlivňuje ji zejména správnost uváděných údajů na přijatých dokladech, popř. nutnost jejich došetřování.
Jaký je postup dokládání pracovních neschopností zaměstnanců, které nastanou na území jiných států EU?
V těchto případech jsou našim pojištěncům vystaveny doklady o pracovní neschopnosti v zahraničí, podle právní úpravy v dotčeném členském státu (tj. v papírové podobě).
Nově platí, že číslo účtu, na které má být zasíláno nemocenské, sděluje zaměstnavatel (jde o platební údaje podle kterých je zaměstnanci vyplácena mzda). Jakým způsobem a v které fázi má být toto hlášení realizováno?
Podle § 97 odst. 2 zákona o nemocenském pojištění ve znění od 1. 1. 2020 zasílá zaměstnavatel podklady pro výpočet nemocenského a údaje o způsobu výplaty mzdy, platu nebo odměny na OSSZ neprodleně po uplynutí prvních 14 dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti, a to v elektronické podobě na elektronickou adresu určenou okresní správou sociálního zabezpečení. K tomuto účelu je doplněn tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“ (kterým se zasílají mj. údaje o vyměřovacím základu pojištěnce pro výpočet dávek nemocenského pojištění).
Jak se liší postup při výplatě dávky, pokud bude na tiskopisu „Příloha k žádosti o dávku“ v části j) vybrána možnost „na účet v ČR“, „na účet u banky v cizině“ nebo „na adresu“ (v ČR), bude se dávka vždy vyplácet automaticky stejným způsobem?
V případě, že zaměstnavatel uvede možnost „na účet v ČR“, „na účet u banky v cizině“ nebo na „adresu v ČR“, bude OSSZ pojištěnci vyplácet nemocenské stejným způsobem, jaký uvedl zaměstnavatel a pojištěnec nebude muset vůči OSSZ způsob výplaty sdělovat.
V případě, že bude vybrána možnost „v hotovosti nebo na adresu v zahraničí“ (vč. výplaty do ciziny na účet jiného peněžního ústavu než banky), bude muset určit způsob výplaty a informovat o něm OSSZ sám pojištěnec. Ke sdělení způsobu výplaty může pojištěnec využít tiskopis „Žádost o změnu způsobu výplaty při dočasné pracovní neschopnosti“ anebo může zaslat sdělení o vybraném způsobu prostřednictvím datové schránky anebo písemně poštou.
Je možné, aby zaměstnavatel ke „staré neschopence“ zaslal novou Přílohu k žádosti o dávku (NEMPRI20)?
Ano, zaměstnavatel má možnost v případě „staré neschopenky“, tedy rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti vystavené lékařem před 1. 1. 2020, zaslat na příslušnou OSSZ buď formulář Příloha k žádosti NEMPRI18 nebo nový formulář Příloha k žádosti NEMPRI20. Avšak u „nové e-neschopenky“ nikoli. K rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti vystavenému po 31. 12. 2019 je zaměstnavatel povinen zaslat na příslušnou OSSZ formulář Příloha k žádosti NEMPRI20.
Jak zaměstnavatel postupuje u nemoci zaměstnance v ochranné lhůtě po skončení zaměstnání?
OSSZ i v tomto případě bude od zaměstnavatele potřebovat tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“, proto sama vyzve bývalého zaměstnavatele k jeho doložení.
U zaměstnání malého rozsahu se zaměstnanec přihlašuje k pojištění až do 20. dne měsíce následujícího po zúčtování příjmu zakládajícího účast na nemocenském pojištění. Mění se tato lhůta po zavedení eNeschopenek?
Jde o zaměstnance, jehož zaměstnání je zaměstnáním malého rozsahu a zaměstnance činného na základě dohody o provedení práce. Právní úprava se zde věcně nemění, platí, že pokud tento zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky a zaměstnavatel ještě den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání neoznámil, učiní zaměstnavatel toto oznámení současně s předáním podkladů a údajů pro nemocenské podle § 97 odst. 2 ZNP.
Trvá i nadále povinnost zaměstnavatele zasílat na místně příslušnou OSSZ veškeré podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění?
Povinnost zaměstnavatele, předat bez zbytečného odkladu okresní správě sociálního zabezpečení podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění, není vlastní elektronizací dotčena. Tzn., že i nadále je zaměstnavatel povinen předávat kopie všech právních titulů, sdělení výše dosud provedených srážek a další, pouze v případě, kdy se u povinného jedná o pět a více právních titulů je možné, domluvit se přímo s OSSZ na předání kopií jen těch právních titulů, na základě kterých budou prováděny srážky, za předpokladu, že zaměstnavatel spolu s nimi dodá souhrnný seznam všech exekucí nařízených povinnému, kde budou vyznačeny příslušné údaje, především pak datum doručení prvnímu plátci mzdy.
Jak je možné zasílat podklady pro srážky z dávek nemocenského pojištění (např. kopie exekučních rozhodnutí)?
Tyto doklady je možné zasílat v elektronické podobě (lze i ve formě prosté kopie) jako přílohu k formuláři „Příloha k žádosti o dávku“, nebo je možné doklady zaslat na elektronickou adresu podatelny příslušné OSSZ (s uznávaným elektronickým podpisem/pečetí), nebo do datové schránky příslušné OSSZ. Doklady je možné zaslat také poštou v listinné podobě.
Jakým způsobem zaměstnavatel při skončení dočasné pracovní neschopnosti sděluje OSSZ údaje potřebné pro výplatu poslední dávky nemocenského?
ČSSZ pro tyto účely připravila a doporučuje využívat tiskopis „Hlášení zaměstnavatele / osoby dobrovolně nemocensky pojištěné při ukončení pracovní neschopnosti“, který je k dispozici na ePortálu ČSSZ. Tiskopis může být rovněž součástí mzdového softwaru zaměstnavatele a odesílán jeho prostřednictvím (obdobně jako Příloha k žádosti o dávku).
Je možné dostávat informaci i o DPN zaměstnance, kterého jsme nepřihlásili do registru pojištěnců?
Zaměstnavatel je prostřednictvím notifikační služby informován o dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance pouze v případě, že je zaměstnanec na základě účasti na nemocenském pojištění přihlášen do registru pojištěnců. V případě nástupu zaměstnance do zaměstnání je tedy žádoucí, aby zaměstnavatel oznámil tuto skutečnost a zaslal předepsaný tiskopis „Oznámení o nástupu do zaměstnání“ příslušné OSSZ v co nejkratší lhůtě. Prvotní notifikace o vzniku dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance je zaměstnavateli zaslána neprodleně po ztotožnění pojistného vztahu, který lékař uvede na RDPN, v systémech ČSSZ. V případě, že nebude pojistný vztah ztotožněn, zaslání notifikace zaměstnavateli o vzniku dočasné pracovní neschopnosti jeho zaměstnance bude následovat až po zpracování, resp. došetření takové e-neschopenky příslušnou OSSZ.
Neschopenky jsou nově jen elektronicky. Jak to je s ostatními dávkami jako ošetřovné, otcovská, PPM? Ty zůstávají klasicky v papírové podobě?
Ano. Elektronizace vyplývající z nové právní úpravy se týká rozhodnutí o dočasných pracovních neschopnostech a dalších souvisejících postupů zaměstnavatele při podávání podkladů pro výpočet dávky nemocenského. Novou právní úpravou nejsou dotčeny postupy u ostatních dávek z nemocenského pojištění, tj. peněžité pomoci v mateřství, otcovské, ošetřovného, dlouhodobého ošetřovného a vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství a postupů při nařízení karantény, tzn., že u těchto dávek nemocenského pojištění zůstávají postupy beze změn.
Jakým způsobem se v rámci e-neschopenky postupuje při vystavení tzv. "lístku na peníze", pokud pracovní neschopnost bude trvat i v následujícím měsíci? Je automaticky zasílán zaměstnavateli od lékaře, který ho vystavil, nebo bude stále ještě v tištěné podobě?
Tištěné potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti, které do 31. 12. 2019 dokládal zaměstnanec svému zaměstnavateli, právní úprava eNeschopenky s účinností od 1. 1. 2020 zrušila. Při trvání DPN odesílá lékař na správu sociálního zabezpečení Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti elektronicky. Zaměstnavatel si může trvání dočasné pracovní neschopnosti ověřit některou z elektronických cest. Pokud zaměstnavatel požádal o zasílání notifikací (resp. informací o dočasných pracovních neschopnostech jeho zaměstnanců) do datové schránky, obdrží v případě vystavení potvrzení o trvání DPN automaticky informaci o tom, ke kterému dni potvrdil lékař trvání DPN zaměstnance. Tuto informaci může rovněž obdržet přímo do svého mzdového SW, pokud o to požádal (využívá nově zřízenou službu „Data zaměstnavatelům o DPN“, více informací na webu ČSSZ).