Informations sur les obligations des employeurs
Obligations des employeurs
Aux fins de l'application du régime de l'assurance maladie (prestations en
espèces) et de l'assurance retraite et en fonction du mode de cotisation, les
personnes morales et les personnes physiques qui emploient des employés sont
divisées en deux groupes, à savoir les organisations et les petites organisations
(§ 17 de la loi no 582/1991 code civil (ci-après c.c.), relative à
l'organisation et à l'application du régime de la sécurité sociale,
dans sa teneur en vigueur). Une organisation applique l'assurance maladie de ses
employés, y compris le versement des prestations. L'assurance maladie des employés
de petites organisations est appliquée par l'administration compétente
de la sécurité sociale de district, à Prague, c'est l'administration
de la sécurité sociale de Prague-capitale (ci-après ASSD, resp. ASSP,
en tchèque OSSZ, resp. PSSZ) qui verse à ces personnes les prestations
en espèces d'assurance maladie.
Obligations des organisations
(§§ 13, 19-29, 35a-46 de la loi no 582/1991 c.c., relative à l'organisation
et l'application de la sécurité sociale dans sa teneur en vigueur, §§
8, 9 et 11 de la loi no 589/1992 c.c. sur les cotisations de sécurité
sociale et la cotisation à la politique d'État en matière de l'emploi,
dans sa teneur en vigueur).
Le terme « organisation » désigne une personne morale ou physique
dont l'effectif est supérieur à 25 personnes, ou inférieur, mais
dont le fichier des salaires est tenu par une autre personne physique ou morale
qui emploie plus de 25 personnes. L'employé est à cet effet une personne
relevant du régime tchèque d'assurance sociale.
L'organisation est tenue de:
- assurer à son compte les travaux administratifs liés à l'application
de l'assurance maladie (prestations en espèces) et la gestion de ses ressources;
- enregistrer elle-même et toutes ses succursales qui tiennent le fichier des
salaires à l'aide du formulaire prévu à cet effet au registre des
organisations auprès de l'ASSD compétente, déclarer tous les changements
survenus, déposer la demande de radiation d'inscription en cas de disparition
de l'organisation. Lors du dépôt de la demande d'inscription au registre
des organisations, l'organisation est tenue de présenter un certificat des
données que contient le formulaire cité, par la présentation des
documents appropriés (extrait du registre du commerce ou des métiers,
etc.) Ces obligations doivent être remplies dans un délai de huit jours
suivant la date où l'événement décisif a eu lieu (fondation
de l'organisation, disparition de l'organisation, changement de données);
- affilier tous employés auprès de l'ASSD compétente à l'aide
du formulaire prévu à cet effet dans un délai de huit jours suivant
la date de son entrée dans l'organisation;
- annoncer à l'ASSD compétente tout changement de données mentionnées
sur la demande d'inscription de l'employé et cela dans un délai de huit
jours suivant la date du changement survenu;
- radier son employé du registre auprès de l'ASSD compétente à
l'aide du formulaire prévu à cet effet dans un délai de huit jours
suivant l'expiration de son contrat de travail;
- accepter les demandes d'indemnité en espèces d'assurance maladie, évaluer
l'événement des conditions en matière du droit aux prestations et
en cas où toutes les conditions de prestation (droit et montant) sont satisfaites,
les verser aux employés dans les délais stipulés (c'est-à-dire
le jour de paie le plus proche); autrement, il faut remettre l'affaire, accompagnée
de tous les documents nécessaires, à l'ASSD compétente chargée
de prendre décision;
- calculer, retirer du salaire et cotiser pour l'emloyé; (si l'employé est
payé en monnaie étrangère, il faut convertir la somme selon le cours
du marché des devises, fixé par la Banque nationale tchèque, valable
au dernier jour du mois civil pour lequel la cotisation est versée. Le cours
doit être enregistré par l'employeur). Le cours valable est indiqué
sur le site www.cnb.cz;
- calculer le montant de la cotisation que l'organisation est tenue de payer de ses
moyens;
- déduire le total des prestations en espèces d'assurance maladie, comptabilisés
du total des cotisations et des cotisations que l'employé verse de ses propres
moyens et verser la différence entre les cotisations et les prestations sur
le compte de l'ASSD compétente;
- payer les cotisations pour mois civils dans les délais stipulés. Les mensualités
sont exigibles le jour fixé pour le paiement des salaires et traitements pour
le mois civil approprié;
- envoyer à l'ASSD compétente dans les mêmes délais un tableau
récapitulatif des cotisations et des prestations en espèces d'assurance
maladie versées, à l'aide du formulaire prévu à cet effet;
- tenir un registre obligatoire des employés, relatif à l'assurance maladie.
Ce registre doit contenir: prénom, nom, numéro de naissance, date et lieu
de naissance, état civil, lieu de résidence, début et fin de sa relation
de travail, type d'activité ouvrant l'affiliation à l'assurance maladie,
citoyenneté; si l'employé, avant d'être embauché au poste actuel,
était affilié à l'assurance maladie dans un autre État que la
République tchèque, il faut ajouter les données relatives au nom
et adresse du dernier organisme d'assurance et le numéro d'assurance étranger.
Le registre doit en plus contenir le revenu de l'employé et les heures de travail
effectuées pour les différentes périodes de salaire (paie), durée
d'incapacité de travail pour cause de maladie ou d'accident, quarantaine, garde
de membre de la famille, congé maternel
- ou parental, exercice de service militaire ou service civil, garde à vue, application
de peine privative de liberté, autres jours d'absence autorisée au travail,
absence non autorisée au travail (équipes ou parties d'équipes),
prestations en espèces d'assurance maladie payées, montant des cotisations
versées à la sécurité sociale et de la cotisation à la
politique de l'État en matière de l'emploi, déclaration si l'employé
touche une pension de vieillesse, d'invalidité complète ou partielle et
depuis quand;
- conserver les enregistrements contenant les informations mentionnées ci-dessus
durant au moins 10 années civiles suivant l'année civile dont elles relèvent;
- délivrer à l'employé dont le contrat de travail a pris fin un certificat
attestant les événements décisifs en relation du droit aux prestations,
à leur attribution et au paiement;
- tenir le registre établi des employés aux fins de l'assurance retraite.
Outre les données concernant l'assurance maladie, elle est tenue de dresser
une liste des enregistrements relatifs aux pensions de vieillesse, d'invalidité
complète ou partielle, par qui elles sont payées, le type de pension (§§
29, 30, 31, 74, 76 et 94 de la loi no 155/1995 c.c. dans sa teneur en vigueur) et
la date d'apparition du droit à la pension de vieillesse, éventuellement
le numéro de la décision d'attribution de la pension, en cas où il
s'agit d'un bénéficiaire de pension versée par les organismes relevant
des ministères de la Défense nationale, de l'Intérieur et de la Justice.
L'organisation qui est une société commerciale est tenue de tenir une
liste des associés, des membres de l'organe statutaire et du conseil de surveillance
de la société donnée pour les mois civils et enregistrer les mois
où la cotisation aux fins de la sécurité sociale et la politique
d'État en matière de l'emploi qu'elle est tenue de payer, n'ont pas été
réalisées. L'organisation tient en outre un registre d'indemnités
éventuelles des pertes de salaire après la fin de l'incapacité de
travail due à l'accident de travail (maladie professionnelle), qu'elle verse
et dont elle délivre un certificat concernant la période et les motifs
de ces prestations, ainsi que le montant de ces prestations versées durant
les différents mois civils. L'organisation est tenue de conserver les enregistrements
mentionnés 30 années civiles suivant l'année concernée;
- tenir pour chaque employé une fiche d'enregistrement d'assurance retraite (ci-après
FEAR, en tchèque - ELDP). Pour chaque année civile, il faut tenir une
fiche indépendante qui doit être remplie après l'arrêté
des comptes des fiches de salaires au plus tard toutefois au 30 avril de l'année
civile suivante. Si l'affiliation à l'assurance retraite prend fin avant le
31 décembre, la fiche d'enregistrement doit être remplie dans un délai
d'un mois après le décompte final des revenus. La FEAR est envoyée
à l'Administration tchèque de la sécurité sociale par le biais
de l'ASSD compétente selon le siège de l'organisation qui tient la fiche
des salaires. L'organisation est tenue de délivrer une copie de la FEAR à
l'employé et de conserver une autre pendant la période de trois années
civiles suivant l'année qui est concernée par les enregistrements;
- rédiger les demandes d'attribution (mise à disposition, modification)
de prestation d'assurance retraite à l'aide des formulaires publiés par
les organismes de la sécurité sociale, éventuellement des formulaires
établis par les accords internationaux relatifs à la sécurité
sociale;
- déclarer, à l'aide du formulaire requis à cet effet, l'embauche éventuelle
d'un bénéficiaire de pension de vieillesse, de pension d'invalidité
complète ou partielle. La déclaration d'embauche d'un bénéficiaire
de pension de vieillesse est nécessaire uniquement dans le cas où le bénéficiaire,
lors de l'accomplissement d'une activité professionnelle, ne satisferait pas
aux conditions requises pour le versement de cette pension (bénéficiaire
d'une pension de préretraite qui n'a pas encore atteint l'âge de la retraite,
éventuellement le bénéficiaire ayant déjà atteint l'âge
de la retraite, mais qui a conclu son contrat de travail pour une durée indéterminée
ou déterminée, mais supérieure à un an);
- en cas de disparition de l'organisation, son organe statutaire, éventuellement
son représentant juridique, est tenu d'arranger tout de manière que l'employé
ayant au jour de la disparition droit aux prestations en espèces d'assurance
maladie ou dont ce droit ne naît que plus tard, puisse bénéficier
de ces droits;
- prêter assistance à l'ASSD lors de la réalisation du contrôle
de gestion des moyens de l'assurance maladie, du versement des cotisations d'assurances
et du remplissage des obligations en relation de l'assurance maladie et retraite;
- prêter assistance à l'ASSD lors de la vérification de l'exactitude
et de la complexité des enregistrements et déclarations présentés
par l'employeur. Cela signifie que les organisations sont tenues, sur demande de
l'ASSD, de joindre à la demande d'inscription au registre des organisations
un extrait du registre de commerce et la demande d'affiliation de l'employé
à l'assurance doit être accompagnée de son contrat de travail et
d'autres documents attestant les événements décisifs. Si le document
demandé est rédigé dans une autre langue que la langue tchèque,
il convient de joindre sa traduction certifiée en langue tchèque pour
accélérer la procédure.
La compétence territoriale de l'ASSD (§ 7 et § 119 de la loi
no 582/1991 c.c.) pour ce qui est des obligations à remplir, est fonction:
- du siège social de l'organisation, éventuellement du lieu de résidence,
s'il s'agit d'une organisation qui est une personne physique, dans le cas où
cette résidence serait identique au siège de l'unité de l'organisation
qui tient la fiche des salaires des employés. Si le siège de l'unité
est différent du siège social ou du lieu de résidence, la compétence
territoriale de l'ASSD relève du siège de l'unité de l'organisation
qui tient la fiche des salaires des employés.
- Si l'organisation est une personne morale ou physique étrangère dont le
siège de l'unité qui tient la fiche des salaires n'est pas sur le territoire
de la République tchèque, la compétence territoriale relève
de l'Administration de la sécurité sociale de Prague, Trojská 1997/13a,
CZ-182 00 Praha 8, République tchèque, courriel Eva.Atassi@cssz.cz, téléphone
+420 221 924 613.
Les formulaires prescrits sont disponibles dans n'importe quelle ASSD, éventuellement
sur le site www.cssz.cz sous la rubrique formulaires. Pour le non-respect de ses
obligations, l'organisation peut se voir infliger une amende (§ 54 de la loi
no 582/1991 c.c.). Dans le cas où une autre personne remplirait pour l'organisation
les obligations mentionnées ci-dessus, par exemple un employé doté
du pouvoir de la part de l'organisation en vertu du § 109 du règlement
du Conseil (CEE) no 574/72, la personne habilitée est tenue de présenter
une procuration certifiée. Cet acte ne libère pas l'organisation des responsabilités
de remplir ses obligations.
Obligations des petites organisations
(§§ 13, 33 – 46 de la loi no 582/1991 c.c. dans sa teneur en vigueur,
§§ 8, 10 et 11 de la loi no 589/1992 c.c. sur les cotisations d'assurance
de sécurité sociale et à la cotisation à la politique d'État
en matière de l'emploi, dans sa teneur en vigueur):
Est considérée comme « petite organisation » toute personne
morale ou physique employant au moins un employé et au maximum 25 employés.
L'employé est à cet effet une personne relevant du régime tchèque
de l'assurance sociale.
Une petite organisation est tenue de:
- se faire enregistrer à l'aide du formulaire prévu à cet effet au
registre des petites organisations auprès de l'ASSD compétente, déclarer
tout changement et en cas de disparition de la petite organisation, déposer
une demande de radiation d'inscription et cela dans un délai de huit jours
suivant le jour de l'événement décisif (est devenue organisation,
a cessé de devenir organisation). En déposant la demande d'inscription
au registre des organisations, l'organisation est tenue de présenter un certificat
des données que contient le formulaire cité par la présentation de
documents appropriés (extrait du registre du commerce ou des métiers,
etc.);
- affilier ses employés auprès de l'ASSD compétente à l'aide du
formulaire prévu à cet effet dans un délai de huit jours suivant
la date de son entrée dans l'organisation;
- annoncer à l'ASSD compétente tout changement de données mentionnées
sur la demande d'inscription de l'employé et cela dans un délai de huit
jours suivant la date du changement survenu;
- radier son employé auprès de l'ASSD compétente à l'aide du formulaire
prévu à cet effet dans un délai de huit jours suivant l'expiration
de son contrat de travail;
- calculer les cotisations que l'employé est tenu de payer et les retenir sur
son salaire; (si l'employé est payé en monnaie étrangère, il
faut convertir la somme selon le cours du marché de devise fixé par la
Banque nationale tchèque, valable au dernier jour du mois civil, pour lequel
la cotisation est versée. Le cours utilisé doit être enregistré
par l'employeur). Le cours valable est indiqué sur le site www.cnb.cz;
- calculer le montant de la cotisation que l'organisation est tenue de verser de ses
moyens;
- verser sur le compte de l'ASSD compétente le total des cotisations pour l'employé
et l'employeur;
- payer les cotisations pour mois civils dans les délais stipulés. Les mensualités
sont payables le jour fixé pour le paiement des salaires et traitements pour
le mois civil approprié ;
- envoyer à l'ASSD compétente dans les mêmes délais un tableau
récapitulatif des bases de calcul et des cotisations;
- tenir un registre obligatoire des employés, relatif à l'assurance maladie.
Ce registre doit contenir: prénom, nom, numéro de naissance, date et lieu
de naissance, état civil, résidence, début et fin de sa relation
de travail, type d'activité relevant l'assurance maladie, citoyenneté;
si l'employé, avant d'être embauché au poste actuel, était affilié
à l'assurance maladie dans un autre État que la République tchèque,
il faut ajouter les données relatives au nom et adresse du dernier organisme
d'assurance et le numéro d'assurance étranger. Le registre doit en plus
contenir le revenu de l'employé et les heures de travail effectuées pour
les différentes périodes de salaire (paie), durée d'incapacité
de travail pour cause de maladie ou accident, quarantaine, garde de membre de la
famille, congé maternel ou parental, exercice de service militaire ou civil,
garde à vue, application de peine privative de liberté, autres jours d'absence
autorisée au travail, absence non autorisée au travail (équipes,
éventuellement parties d'équipes), prestations en espèces d'assurance
maladie payées, montant des cotisations versées à la sécurité
sociale et de la cotisation à la politique de l'État en matière de
l'emploi, déclaration si l'employé touche une pension de vieillesse, d'invalidité
complète ou partielle et depuis quand;
- conserver les enregistrements contenant les informations mentionnées ci-dessus
durant au moins 10 années civiles suivant l'année civile dont elles relèvent;
- accepter les demandes des employés, concernant les prestations et les transmettre,
accompagnées de documents nécessaires à l'ASSD compétente;
- tenir le registre établi des employés aux fins de l'assurance retraite.
Outre les données concernant l'assurance maladie, elle est tenue de dresser
une liste des enregistrements relatifs aux pensions de vieillesse, d'invalidité
complète ou partielle, par qui elles sont payées, le type de pension (§§
29, 30, 31, 74, 76 et 94 de la loi no 155/1995 c.c. dans sa teneur en vigueur) et
la date d'apparition du droit à la pension de vieillesse, éventuellement
le numéro de la décision d'attribution de la pension, en cas où il
s'agit d'un bénéficiaire de pension versée par les organismes relevant
des ministères de la Défense nationale, de l'Intérieur et de la Justice.
L'organisation qui est une société commerciale est tenue de tenir une
liste des associés, des membres de l'organe statutaire et du conseil de surveillance
de la société donnée pour les mois civils et enregistrer les mois
où la cotisation aux fins de la sécurité sociale et de la politique
d'État en matière de l'emploi qu'elle est tenue de payer, n'ont pas été
réalisées. L'organisation tient en outre une liste d'indemnités éventuelles
des pertes de salaire après la fin de l'incapacité de travail due à
l'accident de travail (maladie professionnelle), qu'elle verse et dont elle délivre
un certificat concernant la période et les motifs de ces prestations, ainsi
que le montant de ces prestations versées durant les différents mois civils.
La petite organisation est tenue de conserver les registres mentionnés 30 années
civiles suivant l'année concernée;
- tenir pour chaque employé une fiche d'enregistrement de l'assurance retraite
(ci-après FEAR, en tchèque - ELDP). Pour chaque année civile, il
faut tenir une fiche indépendante qui doit être remplie après l'arrêté
des comptes des fiches des salaires au plus tard toutefois au 30 avril de l'année
civil suivante. Si l'affiliation à l'assurance retraite prend fin avant le
31 décembre, la fiche doit être remplie en un mois après le décompte
final des revenus. La FEAR est envoyée à l'Administration tchèque
de la sécurité sociale par le biais de l'ASSD compétente selon le
siège de l'organisation qui tient la fiche des salaires. La petite organisation
est tenue de délivrer une copie de la FEAR à l'employé et de conserver
une autre pendant la période de trois années civiles suivant l'année
que concerne le registre. Les petites organisations ne versent pas de prestations
d'assurance maladie, pour cette raison, elles doivent coopérer avec l'ASSD
(ASSP) lors du remplissage des données sur les périodes exclues;
- aider à doter la demande d'octroi (libération, modification) des prestations
d'assurance retraite par les documents appropriés selon les exigences de l'ASSD;
- déclarer, à l'aide du formulaire requis à cet effet, l'embauche éventuelle
d'un bénéficiaire de pension de vieillesse, de pension d'invalidité
complète ou partielle. La déclaration d'embauche d'un bénéficiaire
de pension de vieillesse est nécessaire uniquement dans cas où le bénéficiaire
lors de l'accomplissement d'une activité professionnelle ne satisfait pas aux
conditions requises du versement de cette prestation (bénéficiaire d'une
pension de préretraite qui n'a pas encore atteint l'âge de la retraite,
éventuellement le bénéficiaire ayant déjà atteint l'age
de la retraite, mais son contrat de travail est conclu pour une durée indéterminée
ou déterminée, mais supérieure à un an);
- prêter assistance à l'ASSD lors de la réalisation du contrôle
de gestion des moyens de l'assurance maladie, du versement des cotisations d'assurances
et du remplissage des obligations en relation de l'assurance maladie et retraite;
- prêter assistance à l'ASSD lors de la vérification de l'exactitude
et de la complexité des enregistrements et des déclarations présentés
par l'employeur. Cela signifie que les organisations sont tenues sur demande de
l'ASSD de joindre à la demande d'inscription sur le registre des organisations
un extrait du registre de commerce et la demande d'affiliation de l'employé
à l'assurance doit être accompagnée de son contrat de travail et
d'autres documents attestant les événements décisifs. Si le document
demandé est dans une autre langue que la langue tchèque, il convient de
joindre sa traduction certifiée en langue tchèque pour accélérer
la procédure.
La compétence territoriale de l'ASSD (§ 7 et § 119 de la loi
no 582/1991 c.c.) est régie par:
- Le lieu du siège de la petite organisation;
- Si la petite organisation est une personne physique, la compétence territoriale
de l'ASSD sera fonction de la résidence de la personne physique;
- Si la petite organisation est une personne physique étrangère qui n'a
pas de résidence sur le territoire de la République tchèque, la compétence
territoriale de l'ASSD sera fonction du lieu de l'exécution de son activité
non-salarié en République tchèque.
- Si l'organisation est une personne morale ou physique étrangère dont le
siège de l'unité qui tient la fiche des salaires n'est pas sur le territoire
de la République tchèque, la compétence territoriale relèvera
de l'Administration de la sécurité sociale de Prague, Trojská 1997/13a,
CZ- 182 00 Praha 8, République tchèque, courriel: Dagmar.Kovarikova@cssz.cz,
téléphone : +420 221 924 613.
Les formulaires prescrits sont disponibles dans n'importe quel ASSD, éventuellement
à rechercher sur le site www.cssz.cz sous la rubrique formulaires. Pour le
non-respect de ses obligations, la petite organisation peut se voir infliger une
amende (§ 54 de la loi no 582/1991 c.c.). Dans le cas où une autre personne
remplirait pour l'organisation les obligations mentionnées ci-dessus, par exemple
un employé doté du pouvoir de la part de l'organisation en vertu de l'article
109 du règlement du Conseil (CEE) no 574/72, la personne habilitée est
tenue de présenter une procuration certifiée. Cet acte ne libère
pas l'organisation des responsabilités de remplir ses obligations.