Povinnosti zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění
Povinnosti zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění
Základní informace k životní situaci
Zaměstnavatelem se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění.
Zaměstnavatelé jsou povinni při provádění důchodového pojištění vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu a předkládat je příslušným orgánům sociálního zabezpečení.
Změny ve skutečnostech rozhodných pro trvání nároku na dávku, její výši a výplatu jsou zaměstnavatelé povinni písemně hlásit, není-li určeno jinak, do 8 dnů. Na výzvu orgánů sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni podat hlášení a předložit záznamy ve lhůtě určené tímto orgánem, a není-li lhůta určena, do 8 dnů od doručení výzvy.
Základem pro včasné a správné plnění těchto a dalších úkolů je kvalitně vedená podkladová evidence.
Hlavní povinnosti zaměstnavatelů:
- vedení podkladové evidence pro účely důchodového pojištění,
- vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění,
- součinnost zaměstnavatele v řízení o důchod,
- plnění ohlašovací a oznamovací povinnosti.
Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:
- příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, stav a místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaje o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
- rodné číslo,
- vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
- vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
- dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne který bezprostředně předchází dni porodu,
- dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
- dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání,
- záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 zákona o důchodovém pojištění, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
- jde-li o obchodní společnost, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést,
- údaj o pojištění zaměstnance nebo smluvního zaměstnance v cizině, nepodléhá-li pojištění podle českých právních předpisů.
Zaměstnavatel dále vede evidenci o:
- náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
- zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácel před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech.
- údaj o dobách, kdy trvala nemoc po celý kalendářní měsíc, případně po část měsíce a v takovém měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu.
Zaměstnavatelé jsou dále povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
Stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat po dobu 3 roků po roce, kterého se týkají, případně 3 kalendářní roky po roce, kdy byly vyhotoveny.
Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím výše uvedené lhůty, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí těchto zákonem stanovených dob a písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení (dále jen "OSSZ"), Pražské správě sociálního zabezpečení (dále jen "PSSZ") nebo Městské správě sociálního zabezpečení (dále jen "MSSZ"), kde jsou záznamy a doklady uloženy.
Obecné zásady o vedení a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) upravuje ust. § 38 a 39 zákona č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
Od 1. 1. 2004 se ELDP předkládá každoročně orgánům sociálního zabezpečení. Techniku vyplňování ELDP upravují "Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP".
S ohledem na změny v okruhu pojištěných osob a dále v návaznosti na § 7 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění , zaměstnání malého rozsahu a nový institut obsažený v § 7a - činnost na základě dohody o provedení práce, bylo nutno tyto zásady aktualizovat. "Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP" pro období od 1. 1. 2012 jsou pro zaměstnavatele k dispozici na OSSZ/PSSZ/MSSZ a na této stránce.
Od 1. 1. 2009 byli zaměstnavatelé povinni vést ELDP i pro výdělečně činné poživatele starobních důchodů, pokud tito byli kdykoli v minulosti nebo v roce 2009 účastni důchodového pojištění v cizině.
Od 1. 1. 2010 jsou zaměstnavatelé povinni vést ELDP pro všechny poživatele starobního důchodu.
Od 1. 1. 2007 sepisuje žádosti o přiznání dávky důchodového pojištění (důchodu) pouze OSSZ/PSSZ/MSSZ příslušná podle trvalého pobytu občana. Žádost o důchod lze podat nejdříve 4 měsíce před požadovaným dnem přiznání důchodu.
Zaměstnavatel je povinen do 8 dnů ode dne, kdy obdržel výzvu OSSZ/PSSZ/MSSZ sepisující žádost o důchod, sdělit písemně skutečnosti potřebné pro vyplnění této žádosti, a to na k tomu určeném tiskopise.
Na výzvu OSSZ/PSSZ/MSSZ zaměstnavatel uvádí, zda:
- provádí z příjmů žadatele o důchod srážky na základě soudního nebo správního výkonu rozhodnutí, konkurzu nebo dohody o srážkách z příjmu uzavřené podle občanského zákoníku,
- trvá pracovně právní vztah žadatele o starobní důchod ke dni, od něhož občan žádá o přiznání tohoto důchodu, a na jakou dobu byl tento vztah sjednán, je-li podmínkou výplaty starobního důchodu sjednání pracovněprávního vztahu na dobu určitou,
- vyplácí náhradu mzdy, platu nebo odměny nebo snížený plat (sníženou odměnu) v době prvních 21 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény a datum vzniku této neschopnosti nebo datum, od něhož byla nařízena karanténa.
Zaměstnavatel měl do 31. 12. 2009 povinnost ohlásit, vstoupil-li k němu do zaměstnání poživatel starobního důchodu, který podle předpisů o důchodovém pojištění nesplňoval při výkonu výdělečné činnosti podmínky pro výplatu tohoto důchodu.
Od 1. 1. 2010 se tato povinnost zaměstnavatele vztahuje výlučně na poživatele předčasných starobních důchodů.
Od 1. 1. 2009 již zaměstnavatelé, oproti stavu platnému do 31. 12. 2008, nejsou povinni pro účely důchodového pojištění podávat na předepsaném tiskopisu hlášení o nástupu do zaměstnání poživatele plného nebo částečného invalidního důchodu. Nadále je však v těchto případech zaměstnavatel povinen podávat "Oznámení o nástupu do zaměstnání" pro účely nemocenského pojištění.
Kdo je oprávněn v této věci jednat
V této věci je oprávněn jednat zaměstnavatel.
Jaké jsou podmínky a postup pro řešení životní situace
Řádné vedení podkladové evidence, vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění, poskytování součinnosti v řízení o důchod, plnění oznamovací povinnosti při zaměstnávání poživatelů důchodu přiznaného dle § 31 zákona o důchodovém pojištění, tzv. předčasného starobního důchodu.
Jakým způsobem můžete zahájit řešení životní situace
V okamžiku vzniku zaměstnavatele musí tento začít plnit povinnosti při provádění důchodového pojištění.
Kde, s kým a kdy životní situaci řešit
Místně příslušné OSSZ/PSSZ/MSSZ
Jaké doklady je nutné mít s sebou
Podklady pro provádění mzdové agendy (např. pracovní smlouvy, mzdové listy atd.).
Jaké jsou potřebné formuláře a kde jsou k dispozici
- Evidenční list důchodového pojištění
- Hlášení o zaměstnání poživatele starobního důchodu
Všechny tyto tiskopisy jsou k dispozici na OSSZ/PSSZ/MSSZ a na této stránce.
Jaké jsou lhůty pro vyřízení
Lhůty pro plnění jednotlivých povinností viz: Základní informace k životní situaci
Kteří jsou další účastníci (dotčení) řešení životní situace
Dalšími účastníky jsou zaměstnanci.
Jaké další činnosti jsou po žadateli požadovány
Řádné plnění povinností v oblasti pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a při provádění nemocenského pojištění.
Elektronická služba, kterou lze využít
ČSSZ přijímá ELDP od 1. 1. 2004 za jednotlivé kalendářní roky též v elektronické podobě - služba e - Podání ELDP. Přenos do ČSSZ je možné uskutečnit prostřednictvím VREP - veřejného rozhraní pro e - Podání.
Podle kterého právního předpisu se postupuje
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů
Jaké jsou související předpisy
Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
Jaké jsou opravné prostředky a jak se uplatňují
Proti rozhodnutí o pokutě za neplnění povinností v důchodovém pojištění může zaměstnavatel podat odvolání k příslušnému pracovišti ČSSZ, a to do 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí.
Jaké sankce mohou být uplatněny v případě nedodržení povinností
Za nesplnění nebo porušení povinností stanovených v důchodovém pojištění může příslušná OSSZ/PSSZ/MSSZ uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.
Při opakovaném nesplnění nebo porušení povinností až do výše 500 000 Kč.
Další informace
Související životní situace a návody, jak je řešit
Popis je zpracován podle právního stavu ke dni
1. 1. 2012