Záchrana povodněmi poškozených dokumentů ČSSZ

Česká správa sociálního zabezpečení (dále jen ČSSZ) dokončila první etapu záchrany dokumentů na okresních správách sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ) postižených srpnovými povodněmi. V průběhu této ukončené etapy i v následujících fázích projektu je využito unikátní mobilní digitalizační linky, která spolu se zkušenou posádkou objíždí postižené OSSZ. Od poloviny ledna 2003 byly zpracovány dokumenty na OSSZ ve Strakonicích, Českém Krumlově a Rokycanech. V současné době probíhá zpracování na Územním pracovišti Pražské správy sociálního zabezpečení (dále jen PSSZ) v Praze 8. Do konce května bude ukončena také další etapa projektu, která zahrnuje digitalizaci poškozených dokumentů na OSSZ Děčín.

"Projekt digitalizace na OSSZ zapadá do našeho dlouhodobého plánu zpracovávat dokumenty v elektronické podobě a zároveň je lépe zabezpečit proti případnému zničení. Bohužel po srpnových povodních jsme museli přehodnotit priority a větší důraz začal být kladen na záchranu dokumentů v postižených oblastech," říká Ing. Vladimír Fanta, vrchní ředitel úseku projektové a aplikační podpory ČSSZ.

Mobilní znamená pro ČSSZ levnější. Za daných podmínek bylo neefektivní vybavovat každé pracoviště výkonnou technikou na jednorázovou akci anebo svážet dokumenty na jedno výkonné pracoviště a doklady následně rozvážet zpět. Navíc v tomto projektu se nejedná pouze o mobilní techniku, ale i o mobilní pracovní síly. Mobilní pracoviště rovněž umožňuje minimalizovat náklady na ochranné pomůcky, řešit v omezeném okruhu zaměstnanců práci s citlivými údaji apod. Mobilita – funkční kamion je originální myšlenka, která vyřešila požadavek ČSSZ v plném rozsahu.

Kapacita mobilní digitalizační linky je dimenzována na zpracování 10 000 dokumentů denně. Elektronické dokumenty jsou uloženy na diskových polích v lokálních archivačních systémech, současně jsou uloženy i na zálohovacím serveru v centru ČSSZ a na médiích typu DVD v nezávislých depozitářích. Druhou částí celého projektu bylo vybudování lokálních digitalizačních linek a elektronického archivu spolu s centrálním zálohovacím systémem. Lokální digitalizační linky jsou určeny pro průběžné zpracování přírůstků jednotlivých agend.

Projekt digitalizace dokumentů na ČSSZ má za sebou od roku 2001 již několik etap a na základě toho i celou řadu zkušeností, které mohou být velmi užitečné i pro ostatní orgány státní i veřejné správy.