Přehled povinností zaměstnavatele

Přehled povinností zaměstnavatele

Od 1. 1. 2009 nabyl účinnosti nový zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), na základě kterého vznikly zaměstnavatelům některé nové povinnosti.

V souvislosti s technickou novelou zákona o nemocenském pojištění a novelou zákoníku práce, s účinností od 1. 1. 2012, dochází k některým dalším změnám v povinnostech zaměstnavatelů.

V souvislosti s novelou Občanského soudního řádu, s účinností od 1. 1. 2013, dochází k další změně v povinnostech zaměstnavatelů.

Zaměstnavatelem zákon rozumí právnickou nebo fyzickou osobu, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, a organizační složku státu, v níž jsou zařazeni zaměstnanci v pracovním poměru nebo činní na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Místní příslušnost OSSZ se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud nemá mzdovou účtárnu nebo pokud místo mzdové účtárny je shodné se sídlem zaměstnavatele; nebo místem mzdové účtárny, pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele. V případě zaměstnavatele - fyzické osoby se za sídlo považuje místo jejího trvalého pobytu v ČR, jde-li o cizince místo hlášeného pobytu v ČR. Nemá-li fyzická osoba – zaměstnavatel v ČR trvalý ani hlášený pobyt řídí se místní příslušnost OSSZ místem podnikání (popř. místo výkonu práce, jeho zaměstnanců) v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který  nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997.

 

A. Povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění

Podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění,  má zaměstnavatel tyto povinnosti:

1. Přihlásit se a odhlásit do (z) registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. „Přihláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je ho povinen odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor.

Zaměstnavatel je povinen písemně hlásit všechny změny v údajích, které uvedl na předepsaném tiskopise, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala. Předepsaný tiskopis obdrží zaměstnavatel na OSSZ, popř. je možno jej stáhnout z webových stránek ČSSZ.  

2. Přihlásit se a odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do (z) registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.

Zaměstnavatel je rovněž povinen písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, o to opět do 8 kalendářních dnů.

Má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.

3. Používat přidělený variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.

Od ledna 2009 se používají nové (10 - timístné) variabilní symboly a úhrady pojistného se zasílají na nový účet.

4. Oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání - skončení zaměstnání, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů. Tiskopis  Oznámení o nástupu do zaměstnání – skončení zaměstnání a zásady pro jeho vyplnění jsou k dispozici na OSSZ a na webových stránkách ČSSZ.

Zaměstnavatel je rovněž povinen hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů.

Stanovenou lhůtu 8 kalendářních dnů je možné dohodnout s OSSZ jinak. Dohoda o změně lhůty může být písemně vypovězena jak ze strany OSSZ, tak ze strany zaměstnavatele. Platnost dohody pak končí prvním dnem kalendářního měsíce, který následuje po měsíci, v němž byla dohoda vypovězena.

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána. 

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.  

5. Vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje obdobné údaje, jaké byly vedeny dosud s tím, že se již neuvádí rodinný stav a nově se požaduje vedení výše sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.

Tyto údaje musí být zaměstnavatelem uschovány po dobu 10 kalendářních roků, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví lhůtu delší. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím desetileté lhůty, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.

6. Přijímat žádosti svých zaměstnaných osob a také bývalých zaměstnanců, pokud onemocněli v ochranné lhůtě, o dávky nemocenského pojištění, včetně dalších podkladů potřebných pro stanovení nároku na dávku a její výplatu, a neprodleně je spolu s Přílohou k žádosti o dávku nemocenského pojištění předávat OSSZ příslušné k výplatě dávek. Na předepsaném tiskopisu Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění uvede zaměstnavatel údaje potřebné pro výpočet a výplatu dávek.

Je-li u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění. Těmito podklady se rozumí kopie usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení výše dosud provedených srážek a sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ srážena. Pokud zaměstnavatel již předal OSSZ údaje potřebné pro výpočet dávek a důvod pro poskytování dávky nemocenského pojištění nadále trvá, je povinen předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bez zbytečného odkladu.

Povinností zaměstnavatele je na základě žádosti OSSZ do 8 kalendářních dnů od doručení žádosti (nebyla-li stanovena lhůta delší) sdělit potřebné údaje, podat hlášení, předložit záznamy o skutečnostech rozhodných pro posouzení účasti zaměstnanců na pojištění a pro nárok na dávky, jejich výši a výplatu.

Nárok na dávku se uplatňuje následujícími tiskopisy:

  1. Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti
    (ČSSZ –  89 610 5),
  2. Potvrzení o nařízení karantény
    (ČSSZ – 89 627 6),
  3. Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti (karantény)
    (ČSSZ – 89 609 5),
  4. Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče)
    (ČSSZ – 89 625 5),
  5. Potvrzení o trvání potřeby ošetřování
    (ČSSZ – 89 622 2),
  6. Žádost o ošetřovné při péči o dítě do 10 let z důvodu uzavření výchovného zařízení (školy)
    (ČSSZ – 89 628 3),
  7. Žádost o ošetřovné osoby, která převzala ošetřování (péči)
    (ČSSZ – 89 629 5),
  8. Žádost o peněžitou pomoc v mateřství
    (ČSSZ - 89 630 3),
  9. Žádost o peněžitou pomoc v mateřství při převzetí dítěte do péče
    ( ČSSZ – 89 624 10),
  10. Žádost o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
    (ČSSZ - 89 626 6).

Tiskopisy uvedené pod body 1. - 5. , 8. a 10. vystavuje pojištěnci příslušný lékař. Tiskopis uvedený pod bodem 6. dětské výchovné zařízení a tiskopisy uvedené pod body 7. a 9. si zaměstnavatel nebo pojištěnec může stáhnout z webových stránek ČSSZ nebo je obdrží na OSSZ.

Tiskopis Příloha k žádosti o dávku a tiskopis Potvrzení pro účely vyrovnávacího příspěvku (tj. tiskopisy, které vyplňuje zaměstnavatel) a přikládá k žádosti jsou k dispozici na webových stránkách ČSSZ a ve fyzické podobě na OSSZ. K tomuto účelu je možné použít i produkt výpočetní techniky, který je co do údajů, formy a formátu shodný s předepsaným tiskopisem.

Podrobnější informace o tiskopisech k uplatňování nároku na dávky je uvedena na webových stránkách ČSSZ.

7. Poskytnout potřebnou součinnost pověřeným zaměstnancům OSSZ při kontrole plnění povinností zaměstnavatele v pojištění, umožnit jim vstupovat do prostorů zaměstnavatele a provést kontrolu plnění povinností zaměstnavatele. Dále má zaměstnavatel povinnost plnit opatření k nápravě uložené OSSZ včetně podání písemné zprávy o přijatých opatřeních ve stanovené lhůtě. Zaměstnancům zaměstnavatele, kteří neposkytnou náležitou součinnost při kontrole, lze uložit pořádkovou pokutu až do výše 10 000 Kč.

Zaměstnavatel, který zaměstnává méně než 26 zaměstnanců účastných pojištění, je povinen se na výzvu ve stanovený den dostavit na OSSZ, popřípadě na jiné určené místo, za účelem provedení kontroly plnění povinností v pojištění. Pokud se předem z vážných důvodů neomluví a ke kontrole se nedostaví, lze zaměstnavateli uložit pořádkovou pokutu až do výše 10 000 Kč.

8. Sdělit na vyžádání neprodleně příslušné OSSZ a ošetřujícímu lékaři informace o zařízení závodní a preventivní péče a o pracovním zařazení, náplni práce a pracovních podmínkách dočasně práce neschopného zaměstnance.

9. Účastni nemocenského pojištění jsou též členové družstev, u kterých je zrušena podmínka pracovního vztahu k družstvu, jestliže mimo pracovněprávní právní vztah vykonávají práci pro družstvo, dále  společníci a jednatelé s. r. o. a komanditisté k.s., kteří nejsou v pracovněprávním vztahu k této společnosti, ale vykonávají pro ni práci, za kterou jsou touto společností odměňováni. Pojištění jsou dále účastni i prokuristé,  členové kolektivních orgánů právnických osob, kteří nejsou uvedeni v § 5, písm. a) v bodech 1 až 10, 20 a 21 zákona o nemocenském pojištění, likvidátoři a vedoucí organizačních složek právnických osob podle § 167c zákona o nemocenském pojištění, jejichž místo výkonu práce je trvale v České republice.

Od 1. 1. 2014 jsou nově účastni nemocenského pojištění osoby pověřené obchodním vedením na základě smluvního zastoupení a fyzické osoby neuvedené v § 5, písm. a) bodech 1 až 21 zákona o nemocenském pojištění, s výjimkou členů zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří nejsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří nevykonávají funkci ve stejném rozsahu jako dlouhodobě uvolnění členové zastupitelstva.

 

Upozorňujeme, že s účinností od 1. 1. 2014 se doplňuje číselník druhu činnosti zaměstnanců, který se uvádí na hlášení do registru pojištěnců. Jedná se o základní identifikační údaj pojistného vztahu, a proto je třeba, aby zaměstnavatelé používali nový kód druhu činnosti při všech hlášeních týkajících se zaměstnance, ať na tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání - skončení zaměstnání, i v případě e - Podání přes VREP a ISDS, či na písemných hlášeních týkajících se zaměstnance. Nový kód druhu činnosti se používá i v případě, že přihláška zaměstnance k pojištění byla podána s jiným druhem činnosti dle původního číselníku. Číselník druhu činnosti je zveřejněn na webových stránkách ČSSZ v sekci Nemocenské pojištění; e - Podání; číselníky, nebo v materiálu Zásady k vyplňování tiskopisu Oznámení o nástupu zaměstnance - skončení zaměstnání, který je kromě webových stránek ČSSZ k dispozici na jednotlivých OSSZ.

Bližší informace o povinnostech v nemocenském pojištění obdržíte na OSSZ.

V souvislosti s přijetím zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, se do výčtu pojištěnců podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (dále jen ZNP) v § 5 písm. a) bod 3 zahrnují státní zaměstnanci podle zákona o státní službě.

Ruší se ustanovení § 162 odst. 4 písm. f) a § 162 odst. 5 ZNP. Tím dochází ke zrušení povinných elektronických podání ze strany zaměstnavatelů, osob samostatně výdělečně činných a ošetřujících lékařů. Elektronická komunikace bude nadále fakultativní, zůstávají zachovány současné praktické postupy (dále viz níže u zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).

 

 

B. Povinnosti a oprávnění zaměstnavatele v souvislosti s poskytováním náhrady mzdy v prvních 14 kalendářních dnech dočasné pracovní neschopnosti (karantény)

V souvislosti se změnami v nemocenském pojištění upozorňujeme, že zaměstnavatel je povinen podle § 192 – 194 zákoníku práce poskytovat náhradu mzdy za pracovní dny po dobu prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti (karantény) svého zaměstnance. Způsob výpočtu náhrady mzdy a její poskytování je upraveno výše citovanými ustanoveními zákoníku práce.

Kromě této povinnosti má zaměstnavatel oprávnění kontrolovat, zda zaměstnanec dodržuje stanovený režim dočasně práce neschopného pojištěnce, pokud se jedná o povinnost zdržovat se v místě pobytu a dodržovat dobu a rozsah povolených vycházek, po dobu prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti. O této kontrole pořizuje písemný záznam, ve kterém uvede výsledek kontroly. Pokud bylo při kontrole zjištěno porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, zasílá zaměstnavatel záznam o kontrole dočasně práce neschopnému pojištěnci, ošetřujícímu lékaři a příslušné OSSZ.

Zaměstnavatel je oprávněn dát příslušné OSSZ podnět ke kontrole důvodnosti trvání dočasné pracovní neschopnosti a ke kontrole dodržování režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, jde-li o jeho zaměstnance. OSSZ provede kontrolu do 7 dnů od obdržení žádosti a o výsledku kontroly neprodleně zaměstnavatele písemně informuje.

Dále je zaměstnavatel oprávněn požadovat od ošetřujícího lékaře informaci o místě pobytu zaměstnance v době dočasné pracovní neschopnosti a o rozsahu a době povolených vycházek.

 

C. Další povinnosti zaměstnavatele

Zaměstnavatel je nově povinen neprodleně požádat zařízení závodní preventivní péče o provedení lékařské prohlídky ze zdravotních důvodů, a to za účelem získání posudku o zdravotní způsobilosti  či nezpůsobilosti dočasně práce neschopného pojištěnce vykonávat dosavadní činnost, v případě kdy obdržel sdělení ošetřujícího lékaře o tom, že dočasná pracovní neschopnost zaměstnance byla po uplynutí 180 dnů ukončena, zdravotní stav je stabilizovaný a je předpoklad, že zaměstnanec již nebude moci vykonávat dosavadní činnost u zaměstnavatele.

 

Aktualizováno v prosinci 2015