Přehled povinností zaměstnavatele

Přehled povinností zaměstnavatele

Od 1. 1. 2009 nabyl účinnosti nový zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon), na základě kterého vznikly zaměstnavatelům některé nové povinnosti.

V souvislosti s technickou novelou zákona o nemocenském pojištění a novelou zákoníku práce, s účinností od 1. 1. 2012, dochází k některým dalším změnám v povinnostech zaměstnavatelů.

V souvislosti s novelou Občanského soudního řádu, s účinností od 1. 1. 2013, dochází k další změně v povinnostech zaměstnavatelů.

Zaměstnavatelem zákon rozumí právnickou nebo fyzickou osobu, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, a organizační složku státu, v níž jsou zařazeni zaměstnanci v pracovním poměru nebo činní na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Místní příslušnost OSSZ se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud nemá mzdovou účtárnu nebo pokud místo mzdové účtárny je shodné se sídlem zaměstnavatele; nebo místem mzdové účtárny, pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele. V případě zaměstnavatele - fyzické osoby se za sídlo považuje místo jejího trvalého pobytu v ČR, jde-li o cizince místo hlášeného pobytu v ČR. Nemá-li fyzická osoba – zaměstnavatel v ČR trvalý ani hlášený pobyt řídí se místní příslušnost OSSZ místem podnikání (popř. místo výkonu práce, jeho zaměstnanců) v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který  nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ, Praha 8, Trojská 1997.

 

A. Povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění

Podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění,  má zaměstnavatel tyto povinnosti:

1. Přihlásit se a odhlásit do (z) registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech, tj. „Přihláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je ho povinen odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor.

Zaměstnavatel je povinen písemně hlásit všechny změny v údajích, které uvedl na předepsaném tiskopise, a to do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala. Předepsaný tiskopis obdrží zaměstnavatel na OSSZ, popř. je možno jej stáhnout z webových stránek ČSSZ.  

2. Přihlásit se a odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do (z) registru zaměstnavatelů na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.

Zaměstnavatel je rovněž povinen písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, o to opět do 8 kalendářních dnů.

Má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.

3. Používat přidělený variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ a ČSSZ.

Od ledna 2009 se používají nové (10 - timístné) variabilní symboly a úhrady pojistného se zasílají na nový účet.

4. Oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání - skončení zaměstnání, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů. Tiskopis  Oznámení o nástupu do zaměstnání – skončení zaměstnání a zásady pro jeho vyplnění jsou k dispozici na OSSZ a na webových stránkách ČSSZ.

Zaměstnavatel je rovněž povinen hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů.

Stanovenou lhůtu 8 kalendářních dnů je možné dohodnout s OSSZ jinak. Dohoda o změně lhůty může být písemně vypovězena jak ze strany OSSZ, tak ze strany zaměstnavatele. Platnost dohody pak končí prvním dnem kalendářního měsíce, který následuje po měsíci, v němž byla dohoda vypovězena.

U zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce má zaměstnavatel povinnost podat oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění.

Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení doby zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění. U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána. 

Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání (tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání) při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání (tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění), platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.  

5. Vést evidenci o zaměstnancích, která obsahuje obdobné údaje, jaké byly vedeny dosud s tím, že se již neuvádí rodinný stav a nově se požaduje vedení výše sjednaného (stanoveného) započitatelného příjmu a název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn.

Tyto údaje musí být zaměstnavatelem uschovány po dobu 10 kalendářních roků, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví lhůtu delší. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím desetileté lhůty, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.

6. Přijímat žádosti svých zaměstnaných osob a také bývalých zaměstnanců, pokud onemocněli v ochranné lhůtě, o dávky nemocenského pojištění, včetně dalších podkladů potřebných pro stanovení nároku na dávku a její výplatu, a neprodleně je spolu s Přílohou k žádosti o dávku nemocenského pojištění předávat OSSZ příslušné k výplatě dávek. Na předepsaném tiskopisu Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění uvede zaměstnavatel údaje potřebné pro výpočet a výplatu dávek.

Je-li u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění. Těmito podklady se rozumí kopie usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení výše dosud provedených srážek a sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ srážena. Pokud zaměstnavatel již předal OSSZ údaje potřebné pro výpočet dávek a důvod pro poskytování dávky nemocenského pojištění nadále trvá, je povinen předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění bez zbytečného odkladu.

Povinností zaměstnavatele je na základě žádosti OSSZ do 8 kalendářních dnů od doručení žádosti (nebyla-li stanovena lhůta delší) sdělit potřebné údaje, podat hlášení, předložit záznamy o skutečnostech rozhodných pro posouzení účasti zaměstnanců na pojištění a pro nárok na dávky, jejich výši a výplatu.

Nárok na dávku se uplatňuje následujícími tiskopisy:

  1. Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti
    (ČSSZ –  89 610 6),
  2. Potvrzení o nařízení karantény
    (ČSSZ – 89 627 7),
  3. Potvrzení o trvání dočasné pracovní neschopnosti (karantény)
    (ČSSZ – 89 609 7),
  4. Rozhodnutí o potřebě ošetřování (péče)
    (ČSSZ – 89 625 7),
  5. Potvrzení o trvání potřeby ošetřování
    (ČSSZ – 89 622 2),
  6. Žádost o ošetřovné při péči o dítě do 10 let z důvodu uzavření výchovného zařízení (školy)
    (ČSSZ – 89 628 4),
  7. Žádost o ošetřovné osoby, která převzala ošetřování (péči)
    (ČSSZ – 89 629 6),
  8. Žádost o peněžitou pomoc v mateřství
    (ČSSZ - 89 630 4),
  9. Žádost o peněžitou pomoc v mateřství při převzetí dítěte do péče
    ( ČSSZ – 89 624 11),
  10. Žádost o vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
    (ČSSZ - 89 626 7).

Tiskopisy uvedené pod body 1. - 5. , 8. a 10. vystavuje pojištěnci příslušný lékař. Tiskopis uvedený pod bodem 6. dětské výchovné zařízení a tiskopisy uvedené pod body 7. a 9. si zaměstnavatel nebo pojištěnec může stáhnout z webových stránek ČSSZ nebo je obdrží na OSSZ.

Tiskopis Příloha k žádosti o dávku a tiskopis Potvrzení pro účely vyrovnávacího příspěvku (tj. tiskopisy, které vyplňuje zaměstnavatel) a přikládá k žádosti jsou k dispozici na webových stránkách ČSSZ a ve fyzické podobě na OSSZ. K tomuto účelu je možné použít i produkt výpočetní techniky, který je co do údajů, formy a formátu shodný s předepsaným tiskopisem.

Podrobnější informace o tiskopisech k uplatňování nároku na dávky je uvedena na webových stránkách ČSSZ.

7. Poskytnout potřebnou součinnost pověřeným zaměstnancům OSSZ při kontrole plnění povinností zaměstnavatele v pojištění, umožnit jim vstupovat do prostorů zaměstnavatele a provést kontrolu plnění povinností zaměstnavatele. Dále má zaměstnavatel povinnost plnit opatření k nápravě uložené OSSZ včetně podání písemné zprávy o přijatých opatřeních ve stanovené lhůtě. Pokud opatření k nápravě zjištěných nedostatků nebudou splněna, lze zaměstnavateli uložit pokutu za přestupek až do výše 100 000,- Kč.

Zaměstnavatel, který zaměstnává méně než 26 zaměstnanců účastných pojištění, je povinen se na výzvu ve stanovený den dostavit na OSSZ, popřípadě na jiné určené místo, za účelem provedení kontroly plnění povinností v pojištění. Pokud se předem z vážných důvodů neomluví a ke kontrole se nedostaví, lze zaměstnavateli uložit pokutu za přestupek až do výše 10 000 Kč.

8. Sdělit na vyžádání neprodleně příslušné OSSZ a ošetřujícímu lékaři informace o zařízení závodní a preventivní péče a o pracovním zařazení, náplni práce a pracovních podmínkách dočasně práce neschopného zaměstnance.

9. Účastni nemocenského pojištění jsou též členové družstev, u kterých je zrušena podmínka pracovního vztahu k družstvu, jestliže mimo pracovněprávní právní vztah vykonávají práci pro družstvo, dále  společníci a jednatelé s. r. o. a komanditisté k.s., kteří nejsou v pracovněprávním vztahu k této společnosti, ale vykonávají pro ni práci, za kterou jsou touto společností odměňováni. Pojištění jsou dále účastni i prokuristé,  členové kolektivních orgánů právnických osob, kteří nejsou uvedeni v § 5, písm. a) v bodech 1 až 10, 20 a 21 zákona o nemocenském pojištění, likvidátoři a vedoucí organizačních složek právnických osob podle § 167c zákona o nemocenském pojištění, jejichž místo výkonu práce je trvale v České republice.

Od 1. 1. 2014 jsou nově účastni nemocenského pojištění osoby pověřené obchodním vedením na základě smluvního zastoupení a fyzické osoby neuvedené v § 5, písm. a) bodech 1 až 21 zákona o nemocenském pojištění, s výjimkou členů zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří nejsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří nevykonávají funkci ve stejném rozsahu jako dlouhodobě uvolnění členové zastupitelstva.

 

S účinností od 1. 1. 2014 byl doplňen číselník druhu činnosti zaměstnanců, který se uvádí na hlášení do registru pojištěnců. Jedná se o základní identifikační údaj pojistného vztahu, a proto je třeba, aby zaměstnavatelé používali odpovídající kód druhu činnosti při všech hlášeních týkajících se zaměstnance, ať na tiskopisu Oznámení o nástupu do zaměstnání - skončení zaměstnání, i v případě e - Podání přes VREP a ISDS, či na písemných hlášeních týkajících se zaměstnance. Pro hlášení změny (opravy) a oznámení o skončení zaměstnání je nutné uvádět vždy stejný druh činnosti, který byl původně uveden na oznámení o nástupu do zaměstnání (dle platného číselníku v době podání oznámení o nástupu do zaměstnání). V případě hlášení změny (opravy) či oznámení o skončení zaměstnání, kdy za zaměstnance byla podána přihláška k nemocenskému pojištění před 1. 1. 2009, tzn., že datum nástupu do zaměstnání bylo před 1. 1. 2009, je nutné použít číselník platný v roce 2009. Aktuálně platný Číselník druhu činnosti je zveřejněn na webových stránkách ČSSZ v sekci Nemocenské pojištění; e - Podání; číselníky, nebo v materiálu Zásady k vyplňování tiskopisu Oznámení o nástupu zaměstnance - skončení zaměstnání, který je kromě webových stránek ČSSZ k dispozici na jednotlivých OSSZ.

Bližší informace o povinnostech v nemocenském pojištění obdržíte na OSSZ.

V souvislosti s přijetím zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, se do výčtu pojištěnců podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (dále jen ZNP) v § 5 písm. a) bod 3 zahrnují státní zaměstnanci podle zákona o státní službě.

Ruší se ustanovení § 162 odst. 4 písm. f) a § 162 odst. 5 ZNP. Tím dochází ke zrušení povinných elektronických podání ze strany zaměstnavatelů, osob samostatně výdělečně činných a ošetřujících lékařů. Elektronická komunikace bude nadále fakultativní, zůstávají zachovány současné praktické postupy (dále viz níže u zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).

 

 

B. Povinnosti a oprávnění zaměstnavatele v souvislosti s poskytováním náhrady mzdy v prvních 14 kalendářních dnech dočasné pracovní neschopnosti (karantény)

V souvislosti se změnami v nemocenském pojištění upozorňujeme, že zaměstnavatel je povinen podle § 192 – 194 zákoníku práce poskytovat náhradu mzdy za pracovní dny po dobu prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti (karantény) svého zaměstnance. Způsob výpočtu náhrady mzdy a její poskytování je upraveno výše citovanými ustanoveními zákoníku práce.

Kromě této povinnosti má zaměstnavatel oprávnění kontrolovat, zda zaměstnanec dodržuje stanovený režim dočasně práce neschopného pojištěnce, pokud se jedná o povinnost zdržovat se v místě pobytu a dodržovat dobu a rozsah povolených vycházek, po dobu prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti. O této kontrole pořizuje písemný záznam, ve kterém uvede výsledek kontroly. Pokud bylo při kontrole zjištěno porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, zasílá zaměstnavatel záznam o kontrole dočasně práce neschopnému pojištěnci, ošetřujícímu lékaři a příslušné OSSZ.

Zaměstnavatel je oprávněn dát příslušné OSSZ podnět ke kontrole důvodnosti trvání dočasné pracovní neschopnosti a ke kontrole dodržování režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, jde-li o jeho zaměstnance. OSSZ provede kontrolu do 7 dnů od obdržení žádosti a o výsledku kontroly neprodleně zaměstnavatele písemně informuje.

Dále je zaměstnavatel oprávněn požadovat od ošetřujícího lékaře informaci o místě pobytu zaměstnance v době dočasné pracovní neschopnosti a o rozsahu a době povolených vycházek.

 

C. Další povinnosti zaměstnavatele

Zaměstnavatel je nově povinen neprodleně požádat zařízení závodní preventivní péče o provedení lékařské prohlídky ze zdravotních důvodů, a to za účelem získání posudku o zdravotní způsobilosti  či nezpůsobilosti dočasně práce neschopného pojištěnce vykonávat dosavadní činnost, v případě kdy obdržel sdělení ošetřujícího lékaře o tom, že dočasná pracovní neschopnost zaměstnance byla po uplynutí 180 dnů ukončena, zdravotní stav je stabilizovaný a je předpoklad, že zaměstnanec již nebude moci vykonávat dosavadní činnost u zaměstnavatele.

 

Aktualizováno v prosinci 2016