JUDr. Eva Hofmannová: Práce přesčas při pracovních cestách

Častou problematikou při pracovních cestách je práce přesčas. Mnozí zaměstnanci se domnívají, že doba strávená na pracovní cestě, která je mimo jejich pracovní dobu, je prací přesčas. Mají pravdu?Zaměstnavatel je povinen podle § 85a odst. 5 zákoníku práce pro účely pracovních cest stanovit celou pracovní dobu jako pevnou. Tento údaj o pracovní době je pak rozhodující pro zjištění, v jakém rozsahu zaměstnanec na pracovní cestě vykonával práci přesčas. O práci přesčas jde pouze tehdy, pokud zaměstnanec vykonává druh pracovní činnosti, sjednaný v pracovní smlouvě, nad rozsah stanovené (pevné) pracovní doby, podle předem určeného rozpisu směn. V rámci podmínek určených zaměstnavatelem (před vysláním zaměstnance na pracovní cestu) stanoví zaměstnanci mimo jiné i požadovaný rozsah práce přesčas. Pokud práce přesčas nebyla zaměstnanci předem stanovena, a přesto průběh pracovní cesty ji vyžadoval, je na argumentech zdůvodňující její nutnosti zaměstnavateli, a její uznání zaměstnavatelem.PříkladZaměstnanec je vyslán na školení, které se koná mimo pracoviště zaměstnance v sobotu, tedy v době, která není stanovenou pracovní dobou zaměstnance. Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel rozhodl o nutnosti účasti zaměstnance na školení, při kterém si bude prohlubovat znalosti a vědomosti potřebné k zajištění řádného výkonu práce, bude v tomto případě zaměstnanec na pracovní cestě.Doba trvání školení bude pro zaměstnance prací přesčas (např. od 9.00 do 13.00 hod., to jsou čtyři hodiny práce přesčas). Za práci přesčas zaměstnanci náleží příplatky nebo po dohodě se zaměstnavatelem čerpání náhradního volna. Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu, ve stanovené pracovní době, zaměstnanci náleží plat nebo mzda na základě příslušných předpisů a cestovní náhrady, podle zákona o cestovních náhradách. Zaměstnavatel není oprávněn zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu odejmout mu jeho mzdu nebo plat, takovýto postup by byl v rozporu se zákonem, neboť zaměstnanec plní úkoly zadané zaměstnavatelem mimo své pracoviště. Z tohoto důvodu při splnění zákonem určených podmínek má nárok na cestovní náhrady a nemůže být poškozen tím, že by mu zaměstnavatel neposkytoval plat nebo mzdu.Jak při cestách do zahraničíPři zahraničních pracovních cestách vznikají zaměstnanci nároky na náhrady v rozsahu obdobném jako při pracovních cestách na území České republiky. Překročením české státní hranice se posuzují nároky na stravné v cizí měně v jiných časových intervalech. Zákon o cestovních náhradách řeší krátké pracovní cesty v zahraničí tím způsobem, že za dobu kratší jedné hodiny nenáleží zaměstnanci stravné v cizí měně, ale tato doba se přičítá k času strávenému na pracovní cestě v České republice.Jakmile je zaměstnanec v kalendářním dnu v zahraničí jednu hodinu a více, vzniká mu již nárok na stravné v cizí měně. Pokud je doba této cesty do 12 hodin a přesně 12 hodin, náleží zaměstnanci stravné vycházející z hodinové sazby stravného stanoveného ve vyhlášce Ministerstva financí. Hodinová sazba se násobí celými hodinami strávenými v zahraničí. V případě, že doba trvání zahraniční pracovní cesty v kalendářním dnu trvá více než 12 hodin, pak zaměstnanci náleží stravné v celkové výši uvedené ve vyhlášce Ministerstva financí. Pro rok 2005 je to vyhláška č. 613/2004 Sb., jejíž součástí je příloha se základními sazbami stravného (je uvedena např. na www.mpsv.cz, sekce Práce a platy, Zákony, nařízení, vyhlášky). Kromě nároku na stravné náleží zaměstnanci jako při pracovních cestách na území České republiky, náhrady prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů.Nenárokovou složkou zahraniční pracovní cesty je kapesné, které má povahu osobních nutných vedlejších výdajů a pro zaměstnavatele je do výše 40 % stravného daňově uznatelným nákladem. Zaměstnavatel je povinen před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu rozhodnout o výši zúčtovatelné zálohy v cizí měně. Po ukončení zahraniční pracovní cesty je zaměstnanec, obdobně jako při tuzemských pracovních cestách, povinen předložit zaměstnavateli potřebné doklady pro vyúčtování zálohy v termínu do deseti pracovních dnů po ukončené pracovní cestě a zaměstnavatel je také vázán touto dobou pro poskytnutí případného doplatku, nebyla-li poskytnuta záloha v dostatečné výši. Doplatky proplácené zaměstnavatelem v rámci vyúčtování poskytuje zaměstnavatel pouze v české měně, neboť za českou měnu si zaměstnanec může od října 1995 na základě zákona č. 219/1995 Sb., devizového zákona, nakoupit jakoukoli zahraniční měnu, kterou spotřeboval při pracovní cestě.Vrací-li zaměstnanec část poskytnutých prostředků v cizí měně v rámci vyúčtování zálohy, má více možností než zaměstnavatel. Zaměstnanec vrací prostředky v té měně, ve které byl zaměstnavatelem vybaven, popřípadě v české měně, pokud již zahraniční měnu nemá k dispozici, nebo v místní měně. V případě, že zaměstnanec volně směnitelnou měnu v zahraniční směnil na místní měnu, je povinen zaměstnavateli doložit doklad o směně. V takovém případě, při vyúčtování poskytnuté zálohy, zaměstnavatel zúčtuje nároky a výdaje zaměstnancem doloženým směnným kurzem. V rámci vyúčtování poskytnuté zálohy může zaměstnanec vracet i místní měnu, pokud volně směnitelnou měnu nemohl běžně použít. Při vyúčtování je zaměstnavatel povinen tuto neatraktivní měnu od zaměstnance převzít, neboť zaměstnanci nesmí v souvislosti s pracovní cestou vzniknout škoda. Zákon o cestovních náhradách a příslušná vyhláška Ministerstva financí vždy stanoví zahraniční měnu pouze pro účely stravného. Na ostatní výdaje, které zaměstnanci v souvislosti s pracovní cestou vzniknou, může zaměstnanec být zaměstnavatelem vybaven i místní měnou, tj. měnou, která je využitelná v místě konání pracovní cesty (např. na jízdní či nutné vedlejší výdaje). Pro kalkulaci nároků zaměstnance je vždy rozhodný směnný kurz České národní banky platný v den, kdy zaměstnavatel rozhodl o výši zúčtovatelné zálohy. Kurzové rozdíly vznikají mezi kurzem ČNB a kurzem nákupním, např. u Komerční banky, popřípadě pokud zaměstnavatel používá pro své účetnictví měsíční nebo roční směnný kurz, kterým zaúčtovává zahraniční pracovní cesty. V případě, že vznikne kurzový rozdíl (v plusové, nebo v minusové hodnotě), je zaúčtován jako nutný vedlejší výdaj vzniklý v souvislosti s pracovní cestou (viz § 4 písm. d) zákona o cestovních náhradách). Zaměstnavatelé z podnikatelské sféry při poskytování cestovních náhrad svým zaměstnancům, mimo citovaný zákon o cestovních náhradách, se řídí zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Zákonem č. 438/2003 Sb. byl s účinností od 1. ledna 2004 daňový zákon změněn. Je vhodné upozornit například na ust. § 24 odst. 2 písm. zh), které stanoví, jaké náhrady cestovních výdajů do maximální výše stanovené zákonem o cestovních náhradách se zahrnují do daňově uznatelných nákladů. Změna nastala například u náhrad sjednaných při uzavírání pracovní smlouvy s novým zaměstnancem, tj. náhrad poskytovaných jako při pracovní cestě. Zákon umožňuje podle § 6 odst. 1 zákona o cestovních náhradách poskytovat toto nenárokové plnění až po dobu tří let. Od 1. ledna 2004 v podnikatelské sféře, pokud zaměstnavatel poskytuje tyto náhrady, je třeba vzít v úvahu, že je poskytuje pouze ze zisku po zdanění. Toto plnění není pro zaměstnavatele z této sféry daňově uznatelným nákladem. Jiná situace je u zaměstnavatelů, kteří jsou organizační složkou státu nebo státní příspěvkovou organizací; tato kategorie zaměstnavatelů může i nadále využívat uvedeného ustanovení zákona o cestovních náhradách a poskytovat zaměstnancům nenárokové náhrady, pokud byly sjednány při uzavírání pracovního poměru. Samozřejmě, že u těchto zaměstnavatelů je jejich postup vázán přidělenými rozpočtovými prostředky a jsou povinni s nimi nakládat s maximální hospodárností.